Cum sa creezi un mediu sigur pentru angajatii tai pe termen lung

Articol scris de Oana Ciobanu
HR& CSR Manager Up Romania

Ceea ce am considerat cu totii a fi o „normalitate” inainte de criza sanitara a devenit amintire si, cu siguranta, va ramane in mare parte istorie.

„Noua normalitate” care se va crea va tine cont de tot ceea ce am trait si am invatat cu totii in aceasta perioada si ne va da sansa sa ne descoperim noi resurse, sa gasim noi solutii, sa exploram noi oportunitati pe care, poate, putini le luau in calcul inainte.

Cu gandul la continuitatea business-urilor si la performanta, companiile, indiferent de dimensiunea lor, vor trebui sa aiba in vedere o serie de comportamente, atitudini si masuri care sa permita un raspuns rapid si adaptat la orice modificare din mediul fizic, economic, social si, astfel, sa asigure existenta pe piata a business-ului, dar si cresterea si dezvoltarea lui.

Prioritati

Prioritatea principala a fiecarei companii, indiferent de domeniul sau sectorul in care lucreaza, va fi, in urmatorii ani, sa conceapa si sa implementeze un nou model de operare, atat in ceea ce priveste dimensiunea economica, cat si in ceea ce priveste cadrul de desfasurare al activitatii.

Cinci elemente cred ca vor sta la baza acestui nou model:

Adaptabilitatea si flexibilitatea – in contextul oricaror schimbari din mediul fizic, social sau economic, companiile vor trebui sa fie capabile sa se adapteze la schimbarea respectiva, iar in situatii diferite sa poata lua masuri diferite si sa le schimbe rapid in functie de dinamica acestora. Mai mult decat atat, va fi important ca acestea sa fie capabile sa functioneze in situatii total diferite, generate de modificari bruste din mediul economic, social sau fizic.

Anticiparea – companiile vor trebui sa poata previziona si evalua, in mod acurat, cat mai multe dintre posibilele situatii care ar putea impacta business-ul sub orice forma, inclusiv echipa, astfel incat sa-si ia masurile eficiente de reducere a riscurilor.

Rapiditatea – viteza de reactie va fi o componenta esentiala a planurilor de business, indiferent ca vorbim de lansarea unui produs nou pe piata, de adaptarea la o schimbare din piata, de a raspunde unor situatii de urgenta sau, pur si simplu, de a introduce solutii mai performante si a optimiza.

Siguranta – in conditiile unei realitati medicale fara o rezolvarea cel putin in urmatorul an, asa cum se intrevede, in adoptarea unor masuri interne, se va acorda o atentie mai mare sigurantei angajatilor si sigurantei business-ului, prin masuri de prevenire si protectie.

Rolul HR-ului

In tot acest context nou, se pune intrebarea care va fi rolul departamentelor de resurse umane si cum vor trebui sa se pozitioneze acestea in raport cu cerintele business-ului? Categoric, la fel ca si pana acum, ca partener al business-ului si, in plus, vor fi ele insele un model de adaptabilitate, flexibilitate, anticipare, rapiditate si orientare catre siguranta angajatilor si a business-ului.

Vedem deja aceasta abordare in ultimele luni, cand multe dintre companiile din intreaga lume au implementat pe scara larga telemunca, au incurajat comunicarea prin mijloacele si canalele de comunicare on-line sau telefonice, au incercat sa gaseasca solutii rapide la schimbarile impuse de pandemia de COVID-19.

Ce facem insa pe termen mediu si lung, odata cu “relaxarea” masurilor autoritatilor nationale?

Fiecare companie, fiecare business are o viziune proprie asupra felului in care se poate organiza si functiona in siguranta in perioada urmatoare, insa consider ca sunt cateva elemente-cheie comune, indiferent de dimensiunea organizatiei, de domeniul de activitate, de resursele disponibile.

In primul rand, vorbim de stabilirea echipei restranse si extinse care se va ocupa de managementul desfasurarii in siguranta a activitatii, cu toate elementele specifice. As puncta aici ca fiind importante, printre altele:

• definirea echipei de management, a sigurantei activitatii pe termen mediu si lung – de regula, este vorba de departamentul de resurse umane, intelegand aici inclusiv echipa de management al sanatatii si securitatii ocupationale, de medicul de medicina muncii, de responsabilul de evaluarea si managementul riscurilor la nivel de companie, persoanele responsabile de achizitii si, respectiv, de administrarea si intretinerea spatiului de lucru, dar, dupa caz, pot face parte din aceasta echipa si alte persoane, in functie de fluxurile si responsabilitatile la nivel de companie, cum ar fi, de exemplu, responsabilul de securitatea informatiei si a sistemelor informatice;

• definirea echipei extinse, care ii va include, pe langa membrii pe care i-am mentionat anterior si pe toti managerii din companie, ca responsabili directi ai locurilor de munca pentru fiecare departament in parte si, care, la randul lor, vor fi modele de comportare responsabila si vor urmari implementarea masurilor adoptate;

• stabilirea modalitatii de lucru in aceasta echipe si de comunicare, informare si raportare.

In al doilea rand, este bine sa fie luate in considerare doua etape: cea care vine imediat, odata cu relaxarea masurilor impuse de autoritati, insa pe fondul existentei in continuare a pandemiei si cea de a doua, care este cea de dupa trecerea totala a pericolului generalizat. In felul acesta, este bine ca firmele sa-si prevada masuri adaptate in functie de cele doua etape.

In al treilea rand, pentru a putea stabili si implementa un plan de masuri adecvat, compania, prin echipa de management al desfasurarii in siguranta a activitatii, este important sa realizeze o evaluare a riscurilor, cu identificarea grupurilor de risc, a surselor si punctelor de contact cu factor de risc si sa aprecieze impactul pe care l-ar putea avea riscul respectiv la nivel de gravitate, probabilitate de a se produce si care ar fi nivelul de control al acestuia. Pe aspectele ce vizeaza sanatatea si securitatea ocupationala, aceasta evaluare trebuie sa aiba avizul evaluatorului de risc pe sanatate si securitate in munca si al medicului de medicina muncii.

Elaborarea planului de siguranta

Ulterior evaluarii realizate, urmeaza intocmirea unui plan de siguranta a activitatii, care sa prevada masuri de prevenire si protectie a angajatilor adecvate pentru fiecare loc de munca in parte si pentru spatiile de interactiune intre angajati, atat masuri tehnice, cat si masuri organizatorice si igienico-sanitare.

Evaluarea riscurilor si stabilirea masurilor de prevenire si protectie este important sa se realizeze si cu consultarea sindicatelor sau, dupa caz, a reprezentantilor salariatilor acolo unde legea prevede existenta acestor instante ale salariatilor.

Odata stabilite masurile necesar a fi luate, succesul implementarii lor tine, in principal, de o comunicare transparenta, eficienta si continua catre angajati si de posibilitatea ca acestia sa solicite informatii suplimentare fie despre felul in care pot beneficia de masurile implementate de companie, fie despre masurile pe care trebuie sa le respecte ei insisi. In acelasi timp, este necesar ca fiecare companie sa-si stabileasca si responsabilii de monitorizarea si controlul felului in care se respecta sau se implementeaza masurile stabilite, precum si forme de raspuns la comportamentele dezadaptive.

Spre o noua cultura a sanatatii

Din ce in ce mai mult se incurajeaza in prezent dezvoltarea unei “culturi” a sanatatii si securitatii angajatilor si a securitatii business-ului, in care fiecare angajat, indiferent de functie si de responsabilitatile pe care le are, sa fie participant activ la tot ceea ce inseamna managementul sigurantei activitatii, nu doar prin respectarea masurilor stabilite, ci si prin vigilenta cu care identifica si propun optimizari de procese, solutii noi si preocuparea permanenta a acestora de a face sa fie din ce in ce mai bine si mai sigur la nivel de echipa si de organizatie. Este si un deziderat pe care Agentia Europeana pentru Secruritate si Sanatate in Munca l-a afirmat in repetate randuri, subliniind beneficiile reale pentru business-uri si pentru angajati deopotriva.

Ce ar insemna aceasta? In mod concret presupune incurajarea angajatilor, indiferent de responsabilitatile pe care le au si de functia in companie, sa fie participanti activi la tot ceea ce inseamna managementul sigurantei activitatii, nu doar prin respectarea politicilor, procedurilor si masurilor stabilite de angajator ci si prin vigilenta cu care identifica si propun optimizari ale acestora, optimizari de procese, solutii noi si preocuparea permanenta a lor de a face sa fie din ce in ce mai bine si mai sigur la nivel de echipa si de organizatie. Cu cat angajatii sunt mai implicati in decizii si participa activ la elaborarea masurilor ce ii privesc, atat din punct de vedere al securitatii personale cat si al securitatii business-ului, cu atat nivelul de asumare a responsabilitatii si comportamentul responsabil devin mai accentuate. Mai mult decat atat, creste sentimentul de libertate personala, de respect preciproc si de incredere.

Avem posibilitatea sa testam si sa vedem ca functioneaza... si chiar foarte bine

Asa cum spuneam, companiile au fost puse in aceasta perioada in situatia de „a se reinventa” din punct de vedere organizational, adoptand masuri noi intr-un timp record, elaborand fluxuri noi si introducand instrumente noi de lucru si canale noi de comunicare sau alocand resurse intr-o directie noua sau avuta mai putin in vedere anterior.

Tot acest “nou” de care am amintit pare a avea partea lui buna, obligandu-ne sa privim din perspective diferite si sa testam solutii diferite care sa ne ajute sa raspundem nevoii de siguranta din prezent. Prin urmare, datorita acestei posibilitati „de testare”, multe dintre ele par a fi solutii si pentru viitor, pe care companiile sa le adopte indiferent de existenta unei crize sau nu.

Telemunca este una dintre ele. Studiile arata ca, inainte de pandemie, mai putin de 5% dintre angajatii din Europa si SUA aveau posibilitatea sa lucreze in telemunca, in timp ce, pe viitor, se previzioneaza ca milioane de oameni din intreaga lume vor putea lucra in telemunca, in diferite forme. Asta pentru ca, prin posibilitatea de a testa acest tip de organizare a activitatii, companiile si-au dat seama de beneficiile ei, de la cresterea motivatiei angajatilor, care pot realiza astfel un echilibru mai bun intre viata personala si cea profesionala, la cresterea productivitatii pe termen mediu si lung. Este adevarat, telemunca vine si cu anumite provocari la nivel de leadership si management de echipa precum si sub aspect psiho-social de care companiile trebuie sa tina cont, dar acesta este un subiect pe care sa-l abordam intr-o alta discutie.

Implementarea unor noi canale de comunicare este o alta solutie adoptata de companii in aceasta perioada, prin care au reusit sa ”aduca impreuna” si totusi sa respecte regulile de distantare sociala, angajati in telemunca, angajati in activitate de birou la sediu si angajati din sectii de productie. Folosirea canalelor de comunicare precum Skype for business sau Teams din Office 365, Zoom, WhatsApp etc. a dat posibilitatea testarii unei noi dinamici a comunicarii in organizatie care si-a dovedit si eficienta in aceasta perioada, creandu-se astfel premisele pentru adoptarea lor pe termen lung: sedintele sau intalnirile on-line par a fi mai eficiente si mai fluente atunci cand este necesar de adoptat si stabilit ceva concret si rapid, incep exact la ora la care au fost programate, iar participantii „nu vorbesc unii peste altii”.

De asemenea, crearea comitetelor de alerta si interventie sau a echipelor de management al crizei in companiile in care acestea nu existau si-a dovedit necesitatea si utilitatea si, cu siguranta, se vor regasi in mult mai multe companii si de acum inainte, urmand sa monitorizeze vigilent orice situatie care ar putea pune in pericol activitatea si angajatii si sa ajute companiile sa reactioneze rapid si adecvat.

In incheiere, in fiecare dintre organizatiile noastre va depinde in mare masura rapiditatea cu care vom relua un ritm economic firesc. Este normal ca mediul de business sa-si doreasca repornirea motoarelor, insa aceasta noua realitate in care milioane de oameni din spatiul muncii trebuie acomodati corect pentru reinceperea activitatii necesita o pregatire intensa.

Surse de informare utile

Pentru redactarea politicilor interne si a masurilor de reluare a activitatii in siguranta, la aceasta data sunt disponibile informatii si va recomand link-urile de mai jos:

https://osha.europa.eu/ro/themes/covid-19-resources-workplace

https://oshwiki.eu/wiki/COVID-19:_Back_to_the_workplace_-_Adapting_workplaces_and_protecting_workers

https://oshwiki.eu/wiki/COVID-19:_guidance_for_the_workplace#See

https://www.who.int/emergencies/diseases/novel-coronavirus-2019/technical-guidance/health-workers

https://insp.gov.ro/dj/comunicate/Recomandari%20masuri%20specifice%20dupa%20starea%20de%20urgenta.pdf

Articol scris de: Echipa editoriala Up |
Data publicarii: 14-05-2020
Data actualizarii: 10-10-2024