Cum sa te pregatesti pentru o sedinta online ca sa decurga fara probleme 

  1. Informatii generale despre cum sa te pregatesti pentru o sedinta online ca sa decurga fara probleme
  2. Alegerea aparaturii potrivite si asigurarea ca acestea functioneaza
  3. Stabilirea sedintelor online si includerea acestora in calendar
  4. Sfaturi pentru o sedinta online reusita
  5. Ce sa faci dupa sedinta online
  6. Eticheta sedintelor online (ce sa faci si ce sa nu faci)

Informatii generale despre cum sa te pregatesti pentru o sedinta online ca sa decurga fara probleme

Un call/ un meeting/ un zoom/ un skype au devenit cuvinte care vor intra probabil in vocabul uzual. Zoom este deja folosit ca un substantiv comun in loc de propriu, iar aproape orice angajat a participat cel putin o data la sedinte online. Dar, daca la inceput acestea pareau exceptii, acum au devenit atat de comune, incat se cere o anumita prezenta si echipa.

Alegerea aparaturii potrivite si asigurarea ca acestea functioneaza

In functie de nevoile echipei

Pe langa clasicele casti sau microfon, acum poti opta pentru o multime de alte lucruri: un reflector care sa confere o lumina mai buna tie (iti va da incredere in tine) si imaginii tale (va arata mai profesionist), un fundal pe care sa-l setezi in instrumentele de online calling, pentru a nu avea mereu fundalul din locul in care participi, sau microfoane performante, prin care sa te auzi impecabil.

In functie de numarul membrilor din echipa

Poate parea placut sa introduci membrii echipei in biroul tau de acasa. Dar atunci cand o sedinta are multi participanti, este necesar sa respecti timpul acestora, si totul sa mearga cat mai snur. 

stabilire calendar meeting online

Stabilirea sedintelor online si includerea acestora in calendar

Parte din elementele specifice telemuncii sunt calendarele, sedintele online, intalnirile rapide pentru a lamuri aspecte ale proiectelor, si toate acestea fara sa se simta ca un job remote ingreuneaza activitatea echipei. De aceea, stabilirea unei sedinte are nevoie sa fie respectata precum o sedinta offline si toata lumea sa fie punctuala, respectand timpul celorlalti si conventiile de business.

Sfaturi pentru o sedinta online reusita

Acomodarea cu participantii prin intrebari de locatie si daca exista dificultati tehnice

Desi primele minute dintr-o sedinta se petrec lamurind daca toata lumea se auda, este intotdeauna important sa te organizezi inainte si sa te asiguri ca esti vazut, auzit si inteles. Odata ce acestea au fost lamurite, se poate trece la pasul urmator.

Stabilirea unui desfasurator clar

De ce ne aflam azi aici - pare sa fie intrebarea din mintea oricarui participant la o sedinta. Ideal este ca punctele de discutie sa fie anuntate dinainte. Daca nu, atunci este necesar sa se treaca prin acest desfasurator chiar la inceputul sedintei, pentru ca toata lumea sa fie pregatita si sa aiba claritate.

Nu vorbi repede si nu intrerupe

Organizarea unui desfasurator previne haosul. Un alt mod de a preveni haosul este sa nu ii intrerupi ce ceilalti - aceleasi reguli de politete din online se aplica si in offline. Tine cont de conexiunile de Internet - acestea pot uneori sa blocheze imaginea cuiva, iar sunetul sa se piarda. Daca vorbesti prea repede, s-ar putea sa nu fi inteles si sa prelungesti sedinta, repetand.

Pregateste-te inainte de sedinta online

Ideal este sa nu intri in sedinta online chiar la fix, ci sa fii pregatit dinainte, sa ai puse la punct sarcinile tale stabilite, ce vrei sa transmiti, sa ai o conexiune buna si mintea concentrata pe sedinta respectiva. Chiar daca esti in spatele unui ecran, toate acestea se simt in atitudine.

briefing meeting online

Ce sa faci dupa sedinta online

Aceste mici trucuri de tranzitie te vor ajuta inainte de urmatorul task, dar iti vor perfectiona si abilitatile de meeting.

Recapituleaza subiectele discutate

Cel mai bun mod de a termina o discutie este sa te asiguri ca timpul alocat chiar a fost cu folos, iar lucrurile stabilite sunt clare, deadline-urile alocate, responsabilii anuntati.

Salveaza un brief al discutiei

Pentru aceasta, rezumatul poate fi scris intr-un document sau e-mail, care sa poata fi oricand consultat ulterior.

Impartaseste notitele tale cu ceilalti

Un e-mail de follow-up este foarte bine privit, apreciat si complet de ajutor pentru toti participantii unei intalniri online. Pe tine te ajuta sa recapitulezi tot, iar toate lucrurile agreate raman scrise, pentru a nu exista nelamuriri ulterioare asupra responsabilitatilor sau termenelor limita.

Eticheta sedintelor online (ce sa faci si ce sa nu faci)

ce sa faci si sa nu faci la sedinte online

Ofera sansa fiecarui participant sa vorbeasca

Poate unii colegi se simt mai neconfortabil cu noile moduri de a tine sedinte. Asigura-te ca le-ai dat ocazia sa se faca auziti, atat sonor, cat si empatic.

Nu te uita in ecranul telefonului pe perioada sedintei

Poate parea la fel de politicos precum parea in offline. Chiar daca faci ceva justificabil, ceilalti nu vor judeca intentia, ci actiunea.

Testeaza toata tehnologia de care ai nevoie inainte de sedinta

Mare parte din stresul muncii online vine odata cu problemele tehnice. Nimeni nu vrea sa intrebe zilnic daca este auzit sau sa le spuna celorlalti ca nu le merge microfonul. Iar daca ramai singurul cu aceste probleme, poate parea si foarte neprofesionist. Asigura-te dinainte ca microfonul, castile pe care le-ai ales functioneaza, impreuna cu camera video. Observa-ti fundalul si modifica ce nu iti place.

Nu lucra la alte sarcini de lucru in timpul sedintei

Ai fi facut asta intr-o sedinta offline? Se va observa imediat in zgomotul de taste, privirea in diferite colturi diferite ale ecranului si, mai ales, atentia pierduta. Daca toti colegii ar lucra la alte taskuri, sedinta ar dura la nesfarsit. De aceea, concentrarea asupra ei poate ajuta ca ea sa se termine mai repede.

Asigura-te ca ai telefonul setat pe modul silentios

Sau macar vibratii. Si, dupa cum spuneam mai sus, nu lucra pe el in timpul sedintei.

Asigura-te ca e liniste in jurul tau

Daca esti intr-o cafenea, s-ar putea sa ai mai mult zgomot de fundal decat ti-ai fi dorit. Daca nu esti singur in casa, roaga-i pe ceilalti sa-ti respecte spatiul si linistea. O sedinta online poate functiona, daca se aplica respect si concentrare, la fel ca intr-o sedinta offline.

Articol scris de: Echipa editoriala Up |
Data publicarii: 18-01-2021
Data actualizarii: 24-06-2022

Iti recomandam si:

Inteligenta artificiala ne imbunatateste joburile, nu le inlocuieste

Citeste mai mult

Este 2019 si angajatii tai trebuie motivati in continuare

Citeste mai mult

Echilibrul dintre viata personala si cea profesionala

Citeste mai mult

Strategii de retentie a angajatilor intr-o lume dinamica

Citeste mai mult
reducerea-costurilor

Reducerea costurilor intr-o maniera cat mai eficienta

Citeste mai mult
productivitatea-muncii

Cum masori si imbunatatesti productivitatea muncii: angajator si angajat

Citeste mai mult
Cum arata un proces de recrutare eficient

Recrutarea: Tehnici si Proceduri Actuale de Recrutare Eficienta

Citeste mai mult
strategii de branding

Strategii de branding care functioneaza in era digitala. Idei si reguli

Citeste mai mult
cultura organizationala retentia angajatilor

Ghid de comunicare interna cu angajatii. Cultura organizationala si retentia angajatilor

Citeste mai mult

Despre leadership si importanta unui lider bun pentru un business de succes

Citeste mai mult

Neuromarketingul sau neurostiinta: ce este si unde se aplica

Citeste mai mult

Cum sa faci o campanie CSR de impact pentru businessul tau

Citeste mai mult
customer service relatii cu clientii

Departamentul de customer service: de ce este important intr-o companie?

Citeste mai mult
motivarea angajatilor

Motivarea angajatilor, metode sigure de stimulare si beneficii aduse

Citeste mai mult
Cadouri de Craciun

Idei de cadouri de Craciun, in functie de persoana care le primeste

Citeste mai mult
Targuri de Craciun in Romania

Ce Targuri de Craciun din Romania sa vizitezi, anul acesta

Citeste mai mult

Cultura generala a angajatilor din organizatia ta. De ce e importanta si cum cresti nivelul acesteia

Citeste mai mult
petreceri corporate

Idei inedite pentru petrecerea corporate a firmei

Citeste mai mult
idei vacanta iarna romania

Idei de vacanta de iarna in Romania

Citeste mai mult
vacanta revelion romania

Top destinatii pentru Revelion Romania 2020: unde mergem

Citeste mai mult

Up Romania a primit Medalia de Aur la evaluarea pe sustenabilitate realizata de EcoVadis

Citeste mai mult
angajatori-de-top

UP ROMANIA PREMIAZA ANGAJATORII DE TOP

Citeste mai mult
tichete valorice beneficii

De ce sa acorzi tichete valorice: avantajele angajatului si angajatorului

Citeste mai mult

Evaluarea angajatilor. Cum se realizeaza eficient - metode si cadru legislativ

Citeste mai mult
ce isi doresc millennials

Ce isi doresc tinerii din generatia millennial de la angajatori. Beneficii preferate si tehnici de abordare

Citeste mai mult
Idei de cadouri corporate

Idei de cadouri corporate pentru 8 martie

Citeste mai mult
Cum sa scapi de emotii

Cum sa scapi de emotii inaintea unui meeting sau unei prezentari

Citeste mai mult
masuri de lucru in timpul pandemiei de coronavirus

Cum sa gestionezi situatia in compania ta in timpul pandemiei Covid-19

Citeste mai mult

Tichete de masa 2021. Ofera angajatilor tichete de masa cu valoare maxima de 20,01 lei

Citeste mai mult

Ce cadouri poti oferi angajatilor cu ocazia Pastelui

Citeste mai mult
copii defavorizati in mediul rural

Copiii din mediile dezavantajate au nevoie sa fie sustinuti si in timpul pandemiei

Citeste mai mult
mediu-sigur

Cum sa creezi un mediu sigur pentru angajatii tai pe termen lung

Citeste mai mult
Cadouri ziua copilului

Idei de cadouri si activitati in casa pentru copii de 1 iunie

Citeste mai mult

Lucrul de acasa: avantaje si dezavantaje pentru angajati si companii

Citeste mai mult

Schimbarile pe care trebuie sa le faci astazi pentru a-ti proteja business-ul pe termen lung

Citeste mai mult

Obiceiurile zilnice ale oamenilor de succes

Citeste mai mult
cum alegi evenimentele in aer liber vara 2020

Up Romania: Cum sa alegi evenimentele in aer liber in vara lui 2020

Citeste mai mult
cum pastrezi freelancerii motivati

Cand si de ce ar trebui sa angajezi freelanceri si cum sa ii tii motivati

Citeste mai mult

Ce este rezistenta la schimbare si cum sa mentii un nivel optim al acesteia printre angajatii tai

Citeste mai mult

Metode practice de a stimula creativitatea

Citeste mai mult

Rezultatele tombolei „UP CADOU. ACCELERATOR DE BUCURIE ÎN VACANTA TA DIN 2021”

Citeste mai mult

Cum sa pastrezi echilibrul dintre munca si viata privata daca lucrezi de acasa

Citeste mai mult

Cheltuielile din perioade de criza - trucuri care te ajuta sa economisesti mai mult

Citeste mai mult

Catalin Marcu: Despre ambitia de a incepe de la zero ceva si de a crea alaturi de alti oameni ceva valoros

Citeste mai mult

Raluca Ivanescu sau cum sa-ti incepi ziua pentru a fi cu adevarat eficient si pregatit pentru orice raspuns

Citeste mai mult

Employee engagement - ce este si cum poate fi stimulata implicarea angajatilor chiar si in perioada de criza

Citeste mai mult

Daniel Rosu – Un drum in viata gasit pe axa Washington-Londra-Bucuresti

Citeste mai mult

Denisa Stoica sau despre un vis implinit

Citeste mai mult

9 idei de locuri si activitati pentru ziua de 14 februarie

Citeste mai mult

Loredana Martin: Odata pedagog, toata viata un pedagog

Citeste mai mult

Stefan Budulan – Combativitatea si rigoarea, doua trasaturi pe care le au in comun hocheiul si managementul

Citeste mai mult

De ce este important sa stii sa negociezi - si cum poti dezvolta tehnicile tale de negociere

Citeste mai mult

Oliver Birjaru sau cum in spatele comediantului se ascund harnicia si responsabilitatea

Citeste mai mult

Claudia Mandru: Orice lucru pare imposibil pana este facut

Citeste mai mult

Cu ce surprize iti poti bucura angajatele de 8 Martie

Citeste mai mult

Lucrurile nu se schimba niciodata de la sine

Citeste mai mult

Despre curajul de a te cunoaste pe tine insati/insuti si de a-ti pune intrebarile care conteaza

Citeste mai mult

Cum influenteaza spatiul de lucru eficienta angajatilor

Citeste mai mult

In viata, orice se construieste caramida cu caramida

Citeste mai mult

Trateaza-i pe ceilalti asa cum ai vrea tu sa fii tratat

Citeste mai mult

Cum gestionezi diferentele de varsta la locul de munca pentru a crea o echipa unita si performanta

Citeste mai mult

Cand esti implicat 100% si ambitios, nimic nu poate sta in calea ta

Citeste mai mult

Despre frumusetea modestiei

Citeste mai mult

Cum sa-ti folosesti si gestionezi eficient banii in fiecare luna

Citeste mai mult

Prietenia este un cuib, iar fericirea este un dans…sau mai multe

Citeste mai mult

Jumatatile de masura nu sunt o optiune pentru mine

Citeste mai mult

10 obiceiuri care iti fac viata mai frumoasa in perioada de work from home

Citeste mai mult

Trec prin viata cu gandul la amintirile pe care le strang

Citeste mai mult

Micromanagement vs macromanagement

Citeste mai mult

Vanzarile sunt ca sportul. Daca te opresti, pierzi tot ce ai realizat inainte

Citeste mai mult

Gina Pavel – Leadership bun este atunci cand organizezi sarcinile fara a lasa loc incertitudinilor

Citeste mai mult

Rutina de lucru din timpul zilei - cum sa fii productiv, multumit si sanatos de fiecare data

Citeste mai mult

Acordarea de beneficii cu avantaje fiscale in sectorul constructii

Citeste mai mult

Idei de a petrece un Paste „altfel” impreuna cu familia

Citeste mai mult

Reconversia profesionala - ce trebuie sa iei in calcul daca planuiesti o schimbare de cariera

Citeste mai mult

Up Romania: Obiceiul cafelei de dimineata si legatura cu productivitatea la locul de munca

Citeste mai mult

8 moduri de a munci eficient pentru a-ti creste randamentul

Citeste mai mult

Ce inseamna un mediu de lucru sanatos si cum stii ca lucrezi intr-unul

Citeste mai mult

Digital Detox - ce este si cum te poate ajuta pe plan profesional

Citeste mai mult

Castiga o masina electrica Tesla Model 3

Citeste mai mult

Curiozitatea si rolul ei intr-o companie - cum o cultivi printre angajatii tai

Citeste mai mult

De ce sa tii cont cand ai de ales intre doua oferte de munca si esti indecis

Citeste mai mult

Care sunt tendintele pe piata HR in 2021 si cum te adaptezi la ele

Citeste mai mult

Pregatirea pentru reintoarcerea la birou

Citeste mai mult

5 idei de petrecere a unei minivacante

Citeste mai mult

Intrebarile pe care ar trebui sa le pui intotdeauna la un interviu de job

Citeste mai mult

Un nou mod de a munci pentru peste 70% dintre români, în urma efectelor pandemiei

Citeste mai mult

Cum iti calculezi bugetul pentru o vacanta in familie

Citeste mai mult

Vacanta cu copiii: cum o organizezi astfel incat toata lumea sa fie fericita

Citeste mai mult

Alimentatia in timpul verii - ce sa consumi ca sa faci fata caldurii si sa ai randament la serviciu

Citeste mai mult

UP Romania da un byte de ajutor pentru scolile din Romania si doneaza 100 de calculatoare prin intermediul Asociatiei Ateliere Fara Frontiere

Citeste mai mult

Idei de destinatii linistite din Romania pentru vacanta in siguranta cu familia

Citeste mai mult

Cum sa iti reiei rapid ritmul de lucru cand te intorci dintr-un concediu

Citeste mai mult

Lucruri pe care sa le faci in pauza de pranz si care-ti pot face ziua mai frumoasa

Citeste mai mult

Cele mai bune exercitii pe care sa le faci in timp ce stai la birou

Citeste mai mult

Digitalizarea la birou - ce masuri poti lua in folosul angajatilor

Citeste mai mult

Comunicarea nonverbala - cum o interpretezi si ce secrete poate ascunde

Citeste mai mult

Cum sa rasplatesti corect performantele angajatilor si de ce sa faci asta

Citeste mai mult

Totul despre recrutarea online - de ce este mai eficienta si ce alte motive ai mai avea sa o alegi

Citeste mai mult

Programele de coaching pentru angajati - ce sunt, care este rolul lor, ce beneficii ofera

Citeste mai mult

Schimbari legislative aplicabile biletelor de valoare emise de Up Romania, incepand cu anul 2022

Citeste mai mult

Vesti bune! Valoarea nominala a tichetului de masa a crescut de la 20,17 la 30 lei

Citeste mai mult

Spune-ti parerea

Comentarii

Cele mai citite articole

Tichete de masa 2021. Ofera angajatilor tichete de masa cu valoare maxima de 20,01 lei - Pentru angajatori, acordarea de carduri sau tichete Up Dejun este in egala masura avantajoasa, intrucat acestea ofera 100% deductibilitate la calculul impozitului pe profit si scutire de la plata contributiilor sociale, sumei totale aplicandu-i-se doar impozitul pe venit de 10%.

Citeste mai mult [...]

Cum sa gestionezi situatia in compania ta in timpul pandemiei Covid-19 - Pandemia Coronavirus ne-a surprins pe toti, mai ales din punct de vedere economic si profesional, tocmai de aceea companiile isi pot ajuta angajatii in aceasta tranzitie.

Citeste mai mult [...]

Recrutarea: Tehnici si Proceduri Actuale de Recrutare Eficienta - Se spune ca o companie este pe atat de buna pe cat sunt angajatii ei, si este complet adevarat. De aceea recrutarea reprezinta unul dintre pilonii principali pentru o buna functionare a unui mediu sanatos, care isi indeplineste obiectivele.

Citeste mai mult [...]

Evaluarea angajatilor. Cum se realizeaza eficient - metode si cadru legislativ - Deoarece resursa umana este o resursa mult mai complexa, iar motivatia, implicarea sau performanta sunt niste indicatori greu de masurat, evaluarea poate ajunge de la un proces complet subiectiv, la un proces care foloseste incorect instrumente complicate.

Citeste mai mult [...]

Despre leadership si importanta unui lider bun pentru un business de succes - Calitatile unui lider construiesc ceva nou, care functioneaza, si in acelasi timp ofera o identitate comuna unei echipe bine sudate.

Citeste mai mult [...]

Aboneaza-te la newsletter

Urmareste-ne pe