Digitalizarea la birou - ce masuri poti lua in folosul angajatilor

1. Informatii generale
2. Ce inseamna conceptul de birou digital
3. Metode de a implementa conceptul de birou digital
4. Avantajele digitalizarii la birou
5. Inteligenta artificiala ne imbunatateste joburile, nu le inlocuieste
6. Chatbot-ul Victor isi extinde suportul de asistenta virtuala si pentru clientii Up Romania
   

Informatii generale

In ultimul an, munca s-a mutat de la birou acasa, iar in unele tari in Europa aproape jumatate din angajati isi desfasoara activitatea la distanta. Amploarea pe care a luat-o telemunca in ultima perioada face si mai vizibila nevoia de digitalizare a relatiilor de munca, chiar daca se revine si la munca de la birou. Asociat frecvent conceptului paperless, biroul digital nu inseamna insa eliminarea completa a hartiei, ci digitalizarea fluxurilor de lucru, pentru ca eficienta muncii sa creasca, iar costul de timp si bani sa scada.

Ce inseamna conceptul de birou digital

Stiai ca acum poti ridica rezervarea unei societati comerciale (firme) noi doar online? In ultimele luni afacerile digitalizate au functionat mult mai eficient, avand suportul mai multor instrumente, softuri, aplicatii si institutii. Acest lucru a fost atat o veste buna pentru antreprenori, cat si pentru corporatiile mari, care au eficientizat costurile si procedurile, atat in avantajul lor intern, cat si in beneficiul angajatilor. Acum un birou digital presupune ca poate opera cu angajati de pe diverse continente, ca semnarea actelor se poate face electronic, ca membrii nu au nevoie sa se intalneasca offline decat daca doresc acest lucru, dar nu pentru ca sunt nevoiti. De asemenea, digitalizarea la birou presupune angajati mai fericiti, mai usurati, mai eficienti si o afacere mai productiva.

Metode de a implementa conceptul de birou digital

Fie ca esti antreprenor sau administrator cu drept de decizie intr-o organizatie mare, digitalizare va eficientiza o multime de procese care acum te pot tine in loc in mod ineficient. Cu siguranta cunosti deja majoritatea metodelor, insa este bine sa te asiguri ca le-ai incadrat pe toate in fluxul tau de lucru.

Folosirea mesageriei electronice

Digitalizarea la birou a aparut de cand am inceput sa folosim chatul si emailurile in loc sa facem intruniri rapide, care sa intrerupa fluxul de lucru al celorlalti. La acest capitol este important sa ai in vedere aplicatii precum Slack, care se asigura ca angajatii pot vorbi pe canale diferite, fara a face spam pentru ceilalti colegi, sau a vedea multe mesaje dezorganizate. In plus, aceasta metoda scuteste si maniera inconfortabila ca unii angajati sa fie cautati pe retelele sociale de catre alti colegi, pentru a vorbi acolo.

Semnatura electronica

Chiar si daca aplici la fonduri nationale sau europene, organizatia ta va avea nevoie doar de semnatura digitala acum. Acest lucru te poate scuti de drumuri infernale, timp de asteptare la cozi sau si simplele proceduri de semnare, scanare si trimitere a documentului. Semnatura se obtine cu usurinta, iar apoi beneficiezi de ea in mod perpetuu.

Acordarea tichetelor de masa pe card de masa

Daca angajatii obisnuiau sa spuna ca tichetele de masa nu le incap in portofel, sunt greu de numarat, de urmarit sau de completat la casa de marcat, atunci cu siguranta cardul de masa ii va multumi. Acesta functioneaza precum un card normal, nu ocupa spatiu, iar soldul poate fi verificat, printr-o aplicatie digitala. Membrii organizatiei tale pot achita cu el in aproape orice supermarket si il vor considera extrem de usor de utilizat, putand sa si bugeteze mai bine cumparaturile.

Solutii de stocare si arhivare electronica

Mai tii minte cand obisnuiai sa spui „s-a blocat calculatorul si nu dadusem save”? Acest lucru ar trebui sa fie de domeniul trecutului acum. Majoritatea aplicatiilor au o alternativa in online, care iti creeaza automat backup in timp ce lucrezi. Astfel, nu mai pierzi progresul, iar echipa necesara poate avea oricand si de oriunde acces catre documentele respective. De exemplu, in loc de suita Microsoft Office poti salva suita Google, dar si de la Microsoft poti alege sistemul lor de cloud, pentru a avea acces de pe orice dispozitiv la fisierele tale.

Soft de salarizare si bugetare

Cum calculezi costurile, productivitatea si eficienta echipelor tale? Ai un consultant sau o analiza strategica a fiecarui departament, comparat cu investitiile efectuate si rezultatele obtinute? Toate acestea pot fi masurate si puse in context de catre un expert financiar, daca-l poti ajuta cu un soft pe care deja il folosesti, cu ajutorul caruia acesta poate analiza situatia ta monetara.

Aplicatie de pontaj pentru angajati

Digitalizarea a dus la o metoda mai greoaie de a contoriza overtime-ul? Le poti oferi angajatilor optiunea de a contoriza atunci cand lucreaza peste program, iar in rest sa contorizezi doar daca isi indeplinesc obiectivele si lucreaza la inaltimea asteptarilor. Nu recomandam click tracking-ul, prin care verifici efectiv daca angajatul a avut activitate pe calculatorul sau, deoarece ideal ar fi sa lucrezi cu angajati autonomi, care sa se autoresponzabileze singuri in a-si realiza obiectivele.

Avantajele digitalizarii la birou

Economisire timp

Digitalizarea la birou va scuti procesele de intretinere si va incuraja procesele de evolutie, devoltare, crestere, invatare. Astfel, tu si angajatii tai va veti putea ocupa de rezultate in loc de lucruri pe care pur si simplu trebuia sa le faceti in scop administrativ.

Economisire costuri

Drumurile, resursa umana pierduta, cantitatile de hartie irosita, costurile cu chirii fizice sau utilitati pot fi reduse atunci cand compania ta se bucura de o digitalizare accelerata.

O companie prietenoasa cu mediul inconjurator

Nici nu va mai fi nevoie sa ai acele semnaturi in email care iti amintesc sa te gandesti de doua ori daca sa printezi sau nu acel mesaj. Componenta de birocratie va ocupa mult mai putin spatiu atat fizic, cat si mental.

Inteligenta artificiala ne imbunatateste joburile, nu le inlocuieste

Inteligenta artificiala (Artificial Intelligence - AI) a schimbat enorm modul in care interactionam intre noi, cu tehnologia sau cu viitorul. Am povestit despre asta si aici. Asa cum Yuval Noah Harari, autorul Sapiens si Homo Deus vorbeste in noua sa carte, cele mai importante abilitati de invatat in scoli vor fi cei 4 C: Gandire Critica, Comunicare, Colaborare si Creativitate.

Ca sa intelegi mai usor AI, te poti gandi la el ca la un Internet mai rapid si mai inteligent. Nassim Nicholas Taleb, autorul cartii Black Swan, defineste o lebada neagra ca pe o aparitie in istorie care schimba complet cursul ei, precum focul, roata, alte procedee chimice etc. Pe masura ce inaintam in timp, distanta dintre doua lebede negre se micsoreaza din ce in ce mai mult, deoarece progresul tehnologic determina o evolutie exponentiala a lucrurilor din jur.

Astfel, AI ne-a impresurat deja viata (Shazam, Waze, asistenti personali, reclame speciale pentru fiecare utilizator, cautari in Google dupa imagini similare), desi in alte domenii inca ne este greu sa ni-l inchipuim (precum in subiectul de masini care se conduc singure).

Daca ne gandim la hartile online si la GPS, ne este greu sa ne mai imaginam acum viata fara inteligenta artificiala. Pe de alta parte, AI nu poate mima emotia. Nu poate sa inteleaga, ca un profesor, unde anume te poticnesti pentru a-ti explica altfel, sau sa te inteleaga atunci cand ai o zi proasta. AI nu poate inlocui jocul actoricesc al lui Morgan Freeman (chiar daca vocea lui a fost folosita pentru Waze!), si nici interactiunea unui tata cu bebelusul lui.

Motivele pentru care AI nu va inlocui oamenii, ci ii va ajuta sa isi faca treaba mult mai eficient

1. Probabil una dintre cele mai mari frici este ca am avea roboti in loc de medici. Insa medicina nu functioneaza asa, iar tot sistemul de sanatate va continua sa fie dominat de medici, care sa arate empatie, sa poata corela informatii care poate nu fac parte dintr-un pachet de baza de intrebari, care pot face anumite consultatii si operatii pe care robotii nu pot ajunge sa le faca cu aceeasi exactitate. Motivul este ca nu s-a pus problema de roboti vs oameni, ci de cum robotii pot completa in mod genial sistemul de sanatate - de exemplu, exista o aplicatie in care iti poti introduce simptomele si iti poate sugera un diagnostic. Dar si ea iti recomanda, la final, sa consulti un medic real.

AI nu s-ar putea descurca intr-un caz de disparitii de persoane. Fireste, cu ajutorul AI se pot cauta in baze de date portrete robot, amprente partiale, exista aplicatii care identifica amprentele chiar la fata locului etc, insa ele nu pot inlocui un detectiv care cauta o persoana, pune intrebarile cu atitudinea potrivita si construieste un caz. Motivul este ca AI vine ca o completare, nu ca o inlocuire.

Robotii nu pot intelege contextul. Iar asta poate fi unul dintre cele mai mari dezavantaje ale lor. Nu inteleg umorul, sarcasmul, situatiile care sunt exceptionale, in afara cutiutei lor. Robotii au o gandire previzibila, pe care te poti baza.

Se vor vedea insa schimbari majore produse de influenta AI in special in domeniile:

•  Social Media. Aici partea de asistenta clienti a fost deja asociata cu algoritmii, precum atunci cand intampini un bot la deschiderea unui mesaj privat cu o pagina de Facebook. Acesta poate fi un bot pentru un restaurant care iti sugereaza direct intrebarile: vrei sa faci o rezervare? Vrei sa ne stii orele de program? Vrei sa stii daca avem mancare vegetariana? Pentru cate persoane? De la ce ora? Pe ce nume? Have a nice day!
•  Birocratie. Poate in acest moment pare ca suntem departe, dar pe termen lung toate documentele fizice vor fi digitalizate si vom trece de la dosar cu sina la folder de cloud. Acest lucru nu va afecta doar persoanele fizice, ci mai ales orice institutie juridica care prelucreaza acte, inclusiv retroactiv.
• Marketing & Internet. Segmentarile de baze de date nu vor fi fost niciodata mai exacte, reclamele mai destinate pentru fiecare utilizator in parte. De aceea revedem mereu reclame la site-urile pe care le-am vizitat in prealabil. Si, cu toate astea, se reduc si foarte multe costuri prin acest proces.
• Financiar. Analizele, in special intr-un domeniu atat de riguros, bazat pe cifre, rapoarte si trenduri vor aduce mult mai mult progres in vietile noastre, putand previziona mult mai rapid si raporta mult mai simplu.
•  In industriile de munca fizica, in care pot fi evitate accidentele umane, sau poate fi redus numarul de locuri de munca in care se munceste fizic.
• Recrutare si resurse umane. Asa cum primim reclame targetate special pe Internet (daca nu ne credeti, uitati-va la reclamele pe care le primeste cineva de genul opus, cu alta varsta si alta ocupatie decat voi), asa vom primi si rapoarte returnate automat cu profiluri potrivite pentru cautarea noastra.

In concluzie, AI poate fi cel mai bun lucru care ni s-a intamplat, mai ales daca stim sa-l folosim intr-un mod productiv. Inteligenta artificiala nu este un lucru rau, este un mod de a ne eficientiza munca si viata, prin rapiditate si acuratete. Iar acolo unde ea nu poate face asta, noi o putem face mai bine decat o faceam inainte. Iar daca ne este dor sa ne pierdem pe strazi, putem oricand sa inchidem Waze.

Chatbot-ul Victor isi extinde suportul de asistenta virtuala si pentru clientii Up Romania

Chatbot-ul Victor a fost lansat in luna ianuarie a acestui an, initial doar pentru beneficiarii tichetelor de valoare pe card Up Romania. 

Up Romania isi extinde mijloacele de interactiune si lanseaza o versiune a asistentului virtual Victor dedicata companiilor, atat a celor care folosesc tichete de valoare pe card Up, dar si a celor care urmeaza sa devina clienti Up. Chatbot-ul pentru clienti este disponibil pe platformele companiei upromania.ro si uponline.ro. 

Versiunea asistentului virtual dedicata clientilor vine ca o continuare fireasca a procesului de digitalizare, un obiectiv important pentru Up Romania. Aceasta ajuta in interactiunea cu potentialii parteneri, dar si cu companiile care au deja un contract semnat cu Up Romania. 

Cum ii ajuta Victor pe clientii Up Romania 

• faciliteaza initierea relatiei de afaceri cu Up Romania - colecteaza si transmite datele societatilor care doresc sa devina parteneri 
• simplifica comunicarea cu clientii actuali - ofera informatii despre gestionarea comenzilor
• ajuta clientii sa obtina codul PIN prin IVR; 
• ofera consultanta clientilor privind detalii legislative, care pot ajuta clientii sa inteleaga mai bine contextul si avantajele de a oferi beneficii extrasalariale; 
• consiliaza clientii si ii ajuta sa obtina informatiile pe care le cauta din platforma Up Online. 

Victor ofera raspunsuri pentru cele mai frecvente intrebari 

Versiunea asistentului virtual Victor pentru clienti ofera suport si raspunsuri la solicitarile si intrebarile frecvente venite din partea companiilor care vor sa devina parteneri Up Romania sau de la cei care sunt deja clienti.

Digitalizarea este una dintre axele companiei noastre, iar lansarea versiunii pentru clienti a chatbot-ului Victor continua procesul prin care folosim tehnologia pentru a oferi experiente cat mai rapide si mai usoare pentru toti clientii Up Romania, fie ca vorbim de reprezentanti ai companiilor care colaboreaza cu noi, fie ca vorbim de beneficiarii cardurilor Up.

Pentru a intra in dialog cu Victor, clientii Up Romania trebuie sa acceseze din site-ul upromania.ro sau din uponline.ro, sectiunea companii, si sa solicite intrebarile la care au nevoie de raspuns. 

Atat beneficiarii de carduri Up Romania, clientii, dar si potentialii clienti vor putea in continuare interactiona cu reprezentantii Up Romania prin platformele de social media si prin call center-ul companiei, la numarul de telefon 021 402 82 23.

Articol scris de: Echipa editoriala Up |
Data publicarii: 30-09-2021
Data actualizarii: 25-07-2025