Digitalizarea la birou - ce masuri poti lua in folosul angajatilor


  1. Informatii generale
  2. Ce inseamna conceptul de birou digital
  3. Metode de a implementa conceptul de birou digital
  4. Avantajele digitalizarii la birou


Informatii generale

In ultimul an, munca s-a mutat de la birou acasa, iar in unele tari in Europa aproape jumatate din angajati isi desfasoara activitatea la distanta. Amploarea pe care a luat-o telemunca in ultima perioada face si mai vizibila nevoia de digitalizare a relatiilor de munca, chiar daca se revine si la munca de la birou. Asociat frecvent conceptului paperless, biroul digital nu inseamna insa eliminarea completa a hartiei, ci digitalizarea fluxurilor de lucru, pentru ca eficienta muncii sa creasca, iar costul de timp si bani sa scada.

Ce inseamna conceptul de birou digital

Stiai ca acum poti ridica rezervarea unei societati comerciale (firme) noi doar online? In ultimele luni afacerile digitalizate au functionat mult mai eficient, avand suportul mai multor instrumente, softuri, aplicatii si institutii. Acest lucru a fost atat o veste buna pentru antreprenori, cat si pentru corporatiile mari, care au eficientizat costurile si procedurile, atat in avantajul lor intern, cat si in beneficiul angajatilor. Acum un birou digital presupune ca poate opera cu angajati de pe diverse continente, ca semnarea actelor se poate face electronic, ca membrii nu au nevoie sa se intalneasca offline decat daca doresc acest lucru, dar nu pentru ca sunt nevoiti. De asemenea, digitalizarea la birou presupune angajati mai fericiti, mai usurati, mai eficienti si o afacere mai productiva.

Metode de a implementa conceptul de birou digital

Fie ca esti antreprenor sau administrator cu drept de decizie intr-o organizatie mare, digitalizare va eficientiza o multime de procese care acum te pot tine in loc in mod ineficient. Cu siguranta cunosti deja majoritatea metodelor, insa este bine sa te asiguri ca le-ai incadrat pe toate in fluxul tau de lucru.

Folosirea mesageriei electronice

Conceptul de birou digital

Digitalizarea la birou a aparut de cand am inceput sa folosim chatul si emailurile in loc sa facem intruniri rapide, care sa intrerupa fluxul de lucru al celorlalti. La acest capitol este important sa ai in vedere aplicatii precum Slack, care se asigura ca angajatii pot vorbi pe canale diferite, fara a face spam pentru ceilalti colegi, sau a vedea multe mesaje dezorganizate. In plus, aceasta metoda scuteste si maniera inconfortabila ca unii angajati sa fie cautati pe retelele sociale de catre alti colegi, pentru a vorbi acolo.

Semnatura electronica

Chiar si daca aplici la fonduri nationale sau europene, organizatia ta va avea nevoie doar de semnatura digitala acum. Acest lucru te poate scuti de drumuri infernale, timp de asteptare la cozi sau si simplele proceduri de semnare, scanare si trimitere a documentului. Semnatura se obtine cu usurinta, iar apoi beneficiezi de ea in mod perpetuu.

Acordarea tichetelor de masa pe card de masa

Daca angajatii obisnuiau sa spuna ca tichetele de masa nu le incap in portofel, sunt greu de numarat, de urmarit sau de completat la casa de marcat, atunci cu siguranta cardul de masa ii va multumi. Acesta functioneaza precum un card normal, nu ocupa spatiu, iar soldul poate fi verificat, printr-o aplicatie digitala. Membrii organizatiei tale pot achita cu el in aproape orice supermarket si il vor considera extrem de usor de utilizat, putand sa si bugeteze mai bine cumparaturile.

Solutii de stocare si arhivare electronica

Mai tii minte cand obisnuiai sa spui „s-a blocat calculatorul si nu dadusem save”? Acest lucru ar trebui sa fie de domeniul trecutului acum. Majoritatea aplicatiilor au o alternativa in online, care iti creeaza automat backup in timp ce lucrezi. Astfel, nu mai pierzi progresul, iar echipa necesara poate avea oricand si de oriunde acces catre documentele respective. De exemplu, in loc de suita Microsoft Office poti salva suita Google, dar si de la Microsoft poti alege sistemul lor de cloud, pentru a avea acces de pe orice dispozitiv la fisierele tale.

Afaceri digitalizate

Soft de salarizare si bugetare

Cum calculezi costurile, productivitatea si eficienta echipelor tale? Ai un consultant sau o analiza strategica a fiecarui departament, comparat cu investitiile efectuate si rezultatele obtinute? Toate acestea pot fi masurate si puse in context de catre un expert financiar, daca-l poti ajuta cu un soft pe care deja il folosesti, cu ajutorul caruia acesta poate analiza situatia ta monetara.

Aplicatie de pontaj pentru angajati

Digitalizarea a dus la o metoda mai greoaie de a contoriza overtime-ul? Le poti oferi angajatilor optiunea de a contoriza atunci cand lucreaza peste program, iar in rest sa contorizezi doar daca isi indeplinesc obiectivele si lucreaza la inaltimea asteptarilor. Nu recomandam click tracking-ul, prin care verifici efectiv daca angajatul a avut activitate pe calculatorul sau, deoarece ideal ar fi sa lucrezi cu angajati autonomi, care sa se autoresponzabileze singuri in a-si realiza obiectivele.

Avantajele digitalizarii la birou

Economisire timp

Digitalizarea la birou va scuti procesele de intretinere si va incuraja procesele de evolutie, devoltare, crestere, invatare. Astfel, tu si angajatii tai va veti putea ocupa de rezultate in loc de lucruri pe care pur si simplu trebuia sa le faceti in scop administrativ.

Economisire costuri

Drumurile, resursa umana pierduta, cantitatile de hartie irosita, costurile cu chirii fizice sau utilitati pot fi reduse atunci cand compania ta se bucura de o digitalizare accelerata.

O companie prietenoasa cu mediul inconjurator

Nici nu va mai fi nevoie sa ai acele semnaturi in email care iti amintesc sa te gandesti de doua ori daca sa printezi sau nu acel mesaj. Componenta de birocratie va ocupa mult mai putin spatiu atat fizic, cat si mental.

Articol scris de: Echipa editoriala Up |
Data publicarii: 30-09-2021
Data actualizarii: 28-10-2022

Iti recomandam si:

Inteligenta artificiala ne imbunatateste joburile, nu le inlocuieste

Citeste mai mult

Este 2019 si angajatii tai trebuie motivati in continuare

Citeste mai mult

Echilibrul dintre viata personala si cea profesionala

Citeste mai mult

Strategii de retentie a angajatilor intr-o lume dinamica

Citeste mai mult
reducerea-costurilor

Reducerea costurilor intr-o maniera cat mai eficienta

Citeste mai mult
productivitatea-muncii

Cum masori si imbunatatesti productivitatea muncii: angajator si angajat

Citeste mai mult
Cum arata un proces de recrutare eficient

Recrutarea: Tehnici si Proceduri Actuale de Recrutare Eficienta

Citeste mai mult
strategii de branding

Strategii de branding care functioneaza in era digitala. Idei si reguli

Citeste mai mult
cultura organizationala retentia angajatilor

Ghid de comunicare interna cu angajatii. Cultura organizationala si retentia angajatilor

Citeste mai mult

Despre leadership si importanta unui lider bun pentru un business de succes

Citeste mai mult

Neuromarketingul sau neurostiinta: ce este si unde se aplica

Citeste mai mult

Cum sa faci o campanie CSR de impact pentru businessul tau

Citeste mai mult
customer service relatii cu clientii

Departamentul de customer service: de ce este important intr-o companie?

Citeste mai mult
motivarea angajatilor

Motivarea angajatilor, metode sigure de stimulare si beneficii aduse

Citeste mai mult
Cadouri de Craciun

Idei de cadouri de Craciun, in functie de persoana care le primeste

Citeste mai mult
Targuri de Craciun in Romania

Ce Targuri de Craciun din Romania sa vizitezi, anul acesta

Citeste mai mult

Cultura generala a angajatilor din organizatia ta. De ce e importanta si cum cresti nivelul acesteia

Citeste mai mult
petreceri corporate

Idei inedite pentru petrecerea corporate a firmei

Citeste mai mult
idei vacanta iarna romania

Idei de vacanta de iarna in Romania

Citeste mai mult
vacanta revelion romania

Top destinatii pentru Revelion Romania 2020: unde mergem

Citeste mai mult

Up Romania a primit Medalia de Aur la evaluarea pe sustenabilitate realizata de EcoVadis

Citeste mai mult
angajatori-de-top

UP ROMANIA PREMIAZA ANGAJATORII DE TOP

Citeste mai mult
tichete valorice beneficii

De ce sa acorzi tichete valorice: avantajele angajatului si angajatorului

Citeste mai mult

Evaluarea angajatilor. Cum se realizeaza eficient - metode si cadru legislativ

Citeste mai mult
ce isi doresc millennials

Ce isi doresc tinerii din generatia millennial de la angajatori. Beneficii preferate si tehnici de abordare

Citeste mai mult
Idei de cadouri corporate

Idei de cadouri corporate pentru 8 martie

Citeste mai mult
Cum sa scapi de emotii

Cum sa scapi de emotii inaintea unui meeting sau unei prezentari

Citeste mai mult
masuri de lucru in timpul pandemiei de coronavirus

Cum sa gestionezi situatia in compania ta in timpul pandemiei Covid-19

Citeste mai mult

Tichete de masa 2021. Ofera angajatilor tichete de masa cu valoare maxima de 20,01 lei

Citeste mai mult

Ce cadouri poti oferi angajatilor cu ocazia Pastelui

Citeste mai mult
copii defavorizati in mediul rural

Copiii din mediile dezavantajate au nevoie sa fie sustinuti si in timpul pandemiei

Citeste mai mult
mediu-sigur

Cum sa creezi un mediu sigur pentru angajatii tai pe termen lung

Citeste mai mult
Cadouri ziua copilului

Idei de cadouri si activitati in casa pentru copii de 1 iunie

Citeste mai mult

Lucrul de acasa: avantaje si dezavantaje pentru angajati si companii

Citeste mai mult

Schimbarile pe care trebuie sa le faci astazi pentru a-ti proteja business-ul pe termen lung

Citeste mai mult

Obiceiurile zilnice ale oamenilor de succes

Citeste mai mult
cum alegi evenimentele in aer liber vara 2020

Up Romania: Cum sa alegi evenimentele in aer liber in vara lui 2020

Citeste mai mult
cum pastrezi freelancerii motivati

Cand si de ce ar trebui sa angajezi freelanceri si cum sa ii tii motivati

Citeste mai mult

Ce este rezistenta la schimbare si cum sa mentii un nivel optim al acesteia printre angajatii tai

Citeste mai mult

Metode practice de a stimula creativitatea

Citeste mai mult

Cum sa te pregatesti pentru o sedinta online ca sa decurga fara probleme

Citeste mai mult

Rezultatele tombolei „UP CADOU. ACCELERATOR DE BUCURIE ÎN VACANTA TA DIN 2021”

Citeste mai mult

Cum sa pastrezi echilibrul dintre munca si viata privata daca lucrezi de acasa

Citeste mai mult

Cheltuielile din perioade de criza - trucuri care te ajuta sa economisesti mai mult

Citeste mai mult

Catalin Marcu: Despre ambitia de a incepe de la zero ceva si de a crea alaturi de alti oameni ceva valoros

Citeste mai mult

Raluca Ivanescu sau cum sa-ti incepi ziua pentru a fi cu adevarat eficient si pregatit pentru orice raspuns

Citeste mai mult

Employee engagement - ce este si cum poate fi stimulata implicarea angajatilor chiar si in perioada de criza

Citeste mai mult

Daniel Rosu – Un drum in viata gasit pe axa Washington-Londra-Bucuresti

Citeste mai mult

Denisa Stoica sau despre un vis implinit

Citeste mai mult

9 idei de locuri si activitati pentru ziua de 14 februarie

Citeste mai mult

Loredana Martin: Odata pedagog, toata viata un pedagog

Citeste mai mult

Stefan Budulan – Combativitatea si rigoarea, doua trasaturi pe care le au in comun hocheiul si managementul

Citeste mai mult

De ce este important sa stii sa negociezi - si cum poti dezvolta tehnicile tale de negociere

Citeste mai mult

Oliver Birjaru sau cum in spatele comediantului se ascund harnicia si responsabilitatea

Citeste mai mult

Claudia Mandru: Orice lucru pare imposibil pana este facut

Citeste mai mult

Cu ce surprize iti poti bucura angajatele de 8 Martie

Citeste mai mult

Lucrurile nu se schimba niciodata de la sine

Citeste mai mult

Despre curajul de a te cunoaste pe tine insati/insuti si de a-ti pune intrebarile care conteaza

Citeste mai mult

Cum influenteaza spatiul de lucru eficienta angajatilor

Citeste mai mult

In viata, orice se construieste caramida cu caramida

Citeste mai mult

Trateaza-i pe ceilalti asa cum ai vrea tu sa fii tratat

Citeste mai mult

Cum gestionezi diferentele de varsta la locul de munca pentru a crea o echipa unita si performanta

Citeste mai mult

Cand esti implicat 100% si ambitios, nimic nu poate sta in calea ta

Citeste mai mult

Despre frumusetea modestiei

Citeste mai mult

Cum sa-ti folosesti si gestionezi eficient banii in fiecare luna

Citeste mai mult

Prietenia este un cuib, iar fericirea este un dans…sau mai multe

Citeste mai mult

Jumatatile de masura nu sunt o optiune pentru mine

Citeste mai mult

10 obiceiuri care iti fac viata mai frumoasa in perioada de work from home

Citeste mai mult

Trec prin viata cu gandul la amintirile pe care le strang

Citeste mai mult

Micromanagement vs macromanagement

Citeste mai mult

Vanzarile sunt ca sportul. Daca te opresti, pierzi tot ce ai realizat inainte

Citeste mai mult

Gina Pavel – Leadership bun este atunci cand organizezi sarcinile fara a lasa loc incertitudinilor

Citeste mai mult

Rutina de lucru din timpul zilei - cum sa fii productiv, multumit si sanatos de fiecare data

Citeste mai mult

Acordarea de beneficii cu avantaje fiscale in sectorul constructii

Citeste mai mult

Idei de a petrece un Paste „altfel” impreuna cu familia

Citeste mai mult

Reconversia profesionala - ce trebuie sa iei in calcul daca planuiesti o schimbare de cariera

Citeste mai mult

Up Romania: Obiceiul cafelei de dimineata si legatura cu productivitatea la locul de munca

Citeste mai mult

8 moduri de a munci eficient pentru a-ti creste randamentul

Citeste mai mult

Ce inseamna un mediu de lucru sanatos si cum stii ca lucrezi intr-unul

Citeste mai mult

Digital Detox - ce este si cum te poate ajuta pe plan profesional

Citeste mai mult

Castiga o masina electrica Tesla Model 3

Citeste mai mult

Curiozitatea si rolul ei intr-o companie - cum o cultivi printre angajatii tai

Citeste mai mult

De ce sa tii cont cand ai de ales intre doua oferte de munca si esti indecis

Citeste mai mult

Care sunt tendintele pe piata HR in 2021 si cum te adaptezi la ele

Citeste mai mult

Pregatirea pentru reintoarcerea la birou

Citeste mai mult

5 idei de petrecere a unei minivacante

Citeste mai mult

Intrebarile pe care ar trebui sa le pui intotdeauna la un interviu de job

Citeste mai mult

Un nou mod de a munci pentru peste 70% dintre români, în urma efectelor pandemiei

Citeste mai mult

Cum iti calculezi bugetul pentru o vacanta in familie

Citeste mai mult

Vacanta cu copiii: cum o organizezi astfel incat toata lumea sa fie fericita

Citeste mai mult

Alimentatia in timpul verii - ce sa consumi ca sa faci fata caldurii si sa ai randament la serviciu

Citeste mai mult

UP Romania da un byte de ajutor pentru scolile din Romania si doneaza 100 de calculatoare prin intermediul Asociatiei Ateliere Fara Frontiere

Citeste mai mult

Idei de destinatii linistite din Romania pentru vacanta in siguranta cu familia

Citeste mai mult

Cum sa iti reiei rapid ritmul de lucru cand te intorci dintr-un concediu

Citeste mai mult

Lucruri pe care sa le faci in pauza de pranz si care-ti pot face ziua mai frumoasa

Citeste mai mult

Cele mai bune exercitii pe care sa le faci in timp ce stai la birou

Citeste mai mult

Comunicarea nonverbala - cum o interpretezi si ce secrete poate ascunde

Citeste mai mult

Cum sa rasplatesti corect performantele angajatilor si de ce sa faci asta

Citeste mai mult

Totul despre recrutarea online - de ce este mai eficienta si ce alte motive ai mai avea sa o alegi

Citeste mai mult

Programele de coaching pentru angajati - ce sunt, care este rolul lor, ce beneficii ofera

Citeste mai mult

Schimbari legislative aplicabile biletelor de valoare emise de Up Romania, incepand cu anul 2022

Citeste mai mult

Vesti bune! Valoarea nominala a tichetului de masa a crescut de la 20,17 la 30 lei

Citeste mai mult

Spune-ti parerea

Comentarii

Cele mai citite articole

Tichete de masa 2021. Ofera angajatilor tichete de masa cu valoare maxima de 20,01 lei - Pentru angajatori, acordarea de carduri sau tichete Up Dejun este in egala masura avantajoasa, intrucat acestea ofera 100% deductibilitate la calculul impozitului pe profit si scutire de la plata contributiilor sociale, sumei totale aplicandu-i-se doar impozitul pe venit de 10%.

Citeste mai mult [...]

Cum sa gestionezi situatia in compania ta in timpul pandemiei Covid-19 - Pandemia Coronavirus ne-a surprins pe toti, mai ales din punct de vedere economic si profesional, tocmai de aceea companiile isi pot ajuta angajatii in aceasta tranzitie.

Citeste mai mult [...]

Recrutarea: Tehnici si Proceduri Actuale de Recrutare Eficienta - Se spune ca o companie este pe atat de buna pe cat sunt angajatii ei, si este complet adevarat. De aceea recrutarea reprezinta unul dintre pilonii principali pentru o buna functionare a unui mediu sanatos, care isi indeplineste obiectivele.

Citeste mai mult [...]

Evaluarea angajatilor. Cum se realizeaza eficient - metode si cadru legislativ - Deoarece resursa umana este o resursa mult mai complexa, iar motivatia, implicarea sau performanta sunt niste indicatori greu de masurat, evaluarea poate ajunge de la un proces complet subiectiv, la un proces care foloseste incorect instrumente complicate.

Citeste mai mult [...]

Despre leadership si importanta unui lider bun pentru un business de succes - Calitatile unui lider construiesc ceva nou, care functioneaza, si in acelasi timp ofera o identitate comuna unei echipe bine sudate.

Citeste mai mult [...]

Aboneaza-te la newsletter

Urmareste-ne pe