9 Recomandari pentru un management mai eficient al cash flow-ului

Cash Flow (ro: fluxul de numerar) este unul dintre acei termeni pe care ii auzim folositi din ce in ce mai frecvent, insa putini dintre noi au informatii corecte despre ceea ce inseamna pentru o afacere si despre formele pe care le poate lua de-a lungul unei perioade.

Sa luam exemplul IMM-urilor nou infiintate. Conform unei statistici intocmite de Bloomberg, la nivel international, 8 din 10 companii isi inceteaza activitatea in primele 18 luni de la infiintare. Cash flow-ul negativ, aparut atunci cand suma veniturilor dintr-o anumita perioada este mai mica decat suma cheltuielilor din aceeasi perioada, este unul dintre principalele motive care stau la baza intrarii in insolventa si, mai apoi, a falimentului acestor companii.

Desigur, acesta nu este singurul motiv din cauza caruia intreprinderile mici si mijlocii esueaza in primul an de activitate, insa managerii care isi folosesc in mod inteligent capitalul si sunt atenti la fluxurile de venituri si cheltuieli pot sa se concentreze pe cresterea afacerii fara a se teme de faliment.

Incercarea de a va dezvolta afacerea, fara a gestiona fluxul de numerar, este similara cu a merge impotriva curentului fara a vasli. Daca vei reusi sa ajungi acolo unde doresti, aceasta se va intampla prin atingerea obiectivelor stabilite pe termen scurt. Pe termen lung, o afacere cu un cash flow negativ si lipsita de investitii sustinute este sortita esecului.

Pentru a evita sa treci prin astfel de situatii, iti recomandam o serie de masuri pe care le poti lua pentru a gestiona cash flow-ul in mod eficient.

1. Incepe cu o analiza a pragului de rentabilitate

Punctul de “Break even” sau pragul de rentabilitate este punctul in care profitul societatii acopera cheltuielile. Poate fi numit si punctul in care compania iese la liman. Chiar daca determinarea momentului in care vei ajunge in acest punct nu va influenta in mod direct fluxul tau de numerar, acest lucru iti va oferi o perspectiva mai clara asupra afacerii. Poti vedea foarte clar directia in care ajung banii tai, care va fi profitul net si poti sa faci planuri pe termen lung sau scurt in urma acestei analize.

Daca te concentrezi asupra a ceea ce trebuie sa faci pentru a atinge punctul de “Break even”, vei lua decizii smart in ceea ce priveste cheltuirea capitalului in primele luni de activitate si iti vei planifica bugetul mai eficient.

Tony Hsieh, fondatorul Zappos: „Urmareste viziunea, nu banii si vei vedea cum banii vin dupa tine „.

2. Verifica in permanenta situatia numerarului

Unul dintre punctele critice ale gestionarii cash flow-ului este monitorizarea constanta a situatiei numerarului. Evita sa te focusezi pe obtinerea de profit la scurt timp dupa inceperea activitatii. Aceasta recomandare poate parea o contradictie cu ceea ce am mentionat mai devreme in acest articol, dar nu este asa. Important este sa urmaresti in mod regulat cum te situezi in raport cu punctul de break even. Astfel, te vei putea concentra asupra fluxului de venituri si cheltuieli si, ca rezultat, compania ta va deveni profitabila in mod natural.

Exista un numar mare de aplicatii si software-uri disponibile pe internet care te pot ajuta la analiza cash flow-ului insa, daca nu vrei sa achizitionezi o licenta pentru utilizarea unei solutii de acest tip sau intampini dificultati in utilizarea acestora, poti folosi Microsoft Excel sau propria agenda.

Derek Flanzraich: „In fiecare luna nu este suficient, controlez situatia financiara a companiei mele si a mea personala, aproape in fiecare saptamana”.

3. Incearca sa ai intotdeauna o rezerva de capital

Fiecare antreprenor ar trebui sa fie constient ca, in anumite perioade, se poate confrunta cu un deficit bugetar. Acest lucru se poate intampla fiecarei companii, chiar si companiilor care au la baza un plan de afaceri bine pus la punct, analiza pragului de rentabilitate si diferite alte previziuni. Desi iminente, situatiile de deficit bugetar aparute in cazul companiilor mici si mijlocii pot fi depasite cu ajutorul rezervelor de capital. Disponibilitatea acestor rezerve iti va permite sa reduci nivelul de stres si sa ramai focusat asupra cresterii afacerii tale.

4. Gestioneaza-ti resursele mai bine

Este important ca gestionarea bugetului companiei sa nu ramana pe lista atributiilor antreprenorului. Poti sa angajezi un contabil sau un CFO si sa transferi responsabilitatile financiare acestuia. Daca nu ai insa mijloacele financiare necesare pentru acest lucru, poti externaliza aceasta responsabilitate unui furnizor de servicii financiare sau desemna un angajat in care ai incredere, pentru inceput. Odata ce responsabilitatea operatiunilor financiare se afla in mainile potrivite, vei avea mai mult timp de alocat planificarii strategice si dezvoltarii afacerii.

5. Incearca sa-ti incasezi creantele imediat

Redu pe cat de mult posibil termenul de plata al facturilor. Ai grija sa nu lucrezi cu plata la termene mai mari de 15 zile si cere persoanei desemnate sa urmareasca in mod constant creantele si clientii de la care trebuie primite incasari.

6. Organizeaza campanii de plata anticipate

Daca ai nevoie de numerar si asteptarea termenului de plata te pune in dificultate, spune clientilor ca le poti acorda o reducere cand platesc in avans. O astfel de abordare va imbunatati atat cash flow-ul, cat si puterea de vanzare.

De exemplu, daca ai o companie cu incasari lunare, poti colecta plati anuale intr-o singura transa, facand o reducere de 15-20% din suma totala. Desigur, iti recomandam sa nu rulezi aceasta campanie fara o analiza atenta in prealabil, trebuie sa te asiguri ca marja de profit va permite un discount de acest tip si ca imaginea companiei tale nu va fi impactata in mod negativ de aceasta campanie.

7. Evita cheltuielile inutile

Prognoza financiara pentru perioadele viitoare te va ajuta sa constientizezi cheltuielile tale obisnuite si necesare. Poate doresti sa reduci toate cheltuielile in afara celor necesare si sa elimini cheltuielile inutile. Te invitam sa vizitezi Up Achizitii pentru a afla cum sa reduci cheltuielile, fara a face rabat la calitatea produselor si serviciilor achizitionate. Unele cheltuieli care par mici la prima vedere pot constitui o parte semnificativa din cheltuielile anuale ale companiei si este foarte important sa le reduci folosind tehnici de economisire.

8. Recruteaza inteligent

Exista cateva recomandari pe care le-am auzit de-a lungul anilor. Cum ar fi: „Nu angajati fara sa aveti intr-adevar nevoie.” Acest sfat este corect la un moment dat, dar urmatorul lucru este si mai corect: recrutarea inteligenta este intotdeauna mai buna. Daca poti angaja o persoana foarte talentata, ii poti transfera volumul de lucru a 2 sau 3 angajati de nivel mediu. Probabil ca va trebui sa ii oferi un salariu mai mare si alte beneficii, dar este foarte probabil ca acest salariu sa fie mai mic decat suma pe care o cheltuiesti in prezent pentru 2-3 angajati.

O alta problema pe care ar trebui sa o ai in minte in ceea ce priveste angajarea esteaceea ca oamenii pe care ii angajezi pot renunta la post in orice moment si acest lucru te va duce inapoi in punctul din care ai inceput. Potrivit unui studiu efectuat la Universitatea din California, Berkeley, recrutarea unui angajat costa o companie in medie 4.000 de dolari. Aceasta suma este probabil mult mai mica in Romania, dar reprezinta un motiv suficient pentru a acorda atentie recrutarii.

Marc Benioff, CEO Salesforce: „Secretul recrutarii cu succes este foarte simplu; uita-te doar la oamenii care vor sa schimbe lumea.” Chiar daca cuvintele lui Benioff par un cliseu, sunt de asemenea foarte adevarate.

9. Foloseste-te de toate mijloacele tehnologice pe care le ai la indemana

Vorbeam anterior de posibilitatea folosirii unor programe software construite speciale pentru a eficientiza managementul cash flow-ului. O prima recomandare ar fi sa folosesti aceste programe pentru a putea avea informatii in timp real despre fluxurile de venituri si cheltuieli si pentru a avea acces la diferite analize, rapoarte si recomandari legate de cash flow-ul companiei tale. Mai apoi, poti face backup la toate aceste fisiere contabile folosindu-te de sisteme de stocare de tip cloud precum Google Drive, iCloud sau Dropbox. Acest tip de sistem este preferat deoarece este sigur si accesibil din orice loc cu conexiune la internet si de pe orice device. De asemenea, exista o multime de aplicatii gratuite si utile pe internet, pe care le poti accesa cu ajutorul smartphone-ului si care te pot ajuta foarte mult atunci cand specificul afacerii tale presupune sa calatoresti o mare parte din timp.

Articol scris de: Echipa editoriala Up |
Data publicarii: 10-06-2022
Data actualizarii: 10-07-2025