9 recomandari pentru un management mai eficient al cash flow-ului

Cash flow-ul (in romana, fluxul de numerar) este unul dintre acei termeni pe care ii auzim folositi din ce in ce mai frecvent, insa putini dintre noi au informatii corecte despre ceea ce inseamna pentru o afacere si despre formele pe care le poate lua de-a lungul unei perioade.

Sa luam exemplul IMM-urilor nou infiintate. Conform unei statistici intocmite de Bloomberg, la nivel international, 8 din 10 companii isi inceteaza activitatea in primele 18 luni de la infiintare. Cash flow-ul negativ, aparut atunci cand suma veniturilor dintr-o anumita perioada este mai mica decat suma cheltuielilor din aceeasi perioada, este unul dintre principalele motive care stau la baza intrarii in insolventa si, mai apoi, a falimentului acestor companii.

Desigur, acesta nu este singurul motiv din cauza caruia intreprinderile mici si mijlocii esueaza in primul an de activitate, insa managerii care isi folosesc in mod inteligent capitalul si sunt atenti la fluxurile de venituri si cheltuieli se pot concentra pe cresterea afacerii fara a se teme de faliment.

Incercarea de a-ti dezvolta afacerea fara a gestiona fluxul de numerar este similara cu a merge impotriva curentului fara a vasli. Daca vei reusi sa ajungi acolo unde iti doresti, aceasta se va intampla prin atingerea obiectivelor stabilite pe termen scurt. Pe termen lung, o afacere cu un cash flow negativ si lipsita de investitii sustinute este sortita esecului.

Pentru a evita sa treci prin astfel de situatii, iti recomandam o serie de masuri pe care le poti lua pentru a gestiona cash flow-ul in mod eficient.

1. Incepe cu o analiza a pragului de rentabilitate

Punctul de „break even” sau pragul de rentabilitate este punctul in care veniturile societatii acopera cheltuielile. Poate fi numit si punctul in care compania iese la liman. Chiar daca determinarea momentului in care vei ajunge in acest punct nu va influenta in mod direct fluxul tau de numerar, acest lucru iti va oferi o perspectiva mai clara asupra afacerii. Poti vedea foarte clar directia in care ajung banii tai, care va fi profitul net si poti sa faci planuri pe termen lung sau scurt in urma acestei analize.

Daca te concentrezi asupra a ceea ce trebuie sa faci pentru a atinge punctul de break even, vei lua decizii inspirate in ceea ce priveste cheltuirea capitalului in primele luni de activitate si iti vei planifica bugetul mai eficient.

„Urmareste viziunea, nu banii, si vei vedea cum banii vin dupa tine.” - Tony Hsieh, fondatorul Zappos

2. Verifica in permanenta situatia numerarului

Unul dintre punctele critice ale gestionarii cash flow-ului este monitorizarea constanta a situatiei numerarului. Evita sa te concentrezi pe obtinerea de profit la scurt timp dupa inceperea activitatii. Aceasta recomandare poate parea o contradictie cu ceea ce am mentionat mai devreme in acest articol, dar nu este asa. Important este sa urmaresti in mod regulat cum te situezi in raport cu punctul de break even. Astfel, te vei putea concentra asupra fluxului de venituri si cheltuieli si, ca rezultat, compania ta va deveni profitabila in mod natural.

Exista un numar mare de aplicatii si software-uri disponibile care te pot ajuta la analiza cash flow-ului, insa daca nu vrei sa achizitionezi o licenta pentru o solutie de acest tip sau intampini dificultati in utilizarea ei, poti folosi Microsoft Excel sau propria agenda.

„In fiecare luna nu este suficient. Controlez situatia financiara a companiei mele si pe cea personala aproape in fiecare saptamana.” - Derek Flanzraich

3. Incearca sa ai intotdeauna o rezerva de capital

Fiecare antreprenor ar trebui sa fie constient ca, in anumite perioade, se poate confrunta cu un deficit bugetar. Acest lucru se poate intampla oricarei companii, chiar si celor care au la baza un plan de afaceri bine pus la punct, o analiza a pragului de rentabilitate si diferite alte previziuni. Desi greu de evitat, situatiile de deficit bugetar aparute in cazul companiilor mici si mijlocii pot fi depasite cu ajutorul rezervelor de capital. Disponibilitatea acestor rezerve iti va permite sa reduci nivelul de stres si sa ramai concentrat asupra cresterii afacerii tale.

4. Gestioneaza-ti resursele mai bine

Este important ca gestionarea bugetului companiei sa nu ramana pe lista atributiilor antreprenorului. Poti sa angajezi un contabil sau un director financiar si sa ii transferi responsabilitatile financiare. Daca nu ai insa mijloacele necesare pentru acest lucru, poti externaliza aceasta responsabilitate unui furnizor de servicii financiare sau poti desemna, pentru inceput, un angajat in care ai incredere. Odata ce responsabilitatea operatiunilor financiare se afla in mainile potrivite, vei avea mai mult timp de alocat planificarii strategice si dezvoltarii afacerii.

5. Incearca sa iti incasezi creantele imediat

Redu pe cat posibil termenul de plata al facturilor. Ai grija sa nu lucrezi cu termene de plata mai mari de 15 zile si cere persoanei desemnate sa urmareasca in mod constant creantele si clientii de la care trebuie primite incasari.

6. Organizeaza campanii de plata anticipata

Daca ai nevoie de numerar si asteptarea termenului de plata te pune in dificultate, spune clientilor ca le poti acorda o reducere atunci cand platesc in avans. O astfel de abordare va imbunatati atat cash flow-ul, cat si puterea de vanzare.

De exemplu, daca ai o companie cu incasari lunare, poti colecta plati anuale intr-o singura transa, oferind o reducere de 15-20% din suma totala. Desigur, iti recomandam sa nu rulezi aceasta campanie fara o analiza atenta in prealabil: trebuie sa te asiguri ca marja de profit permite un discount de acest tip si ca imaginea companiei tale nu va fi afectata negativ.

7. Evita cheltuielile inutile

Prognoza financiara pentru perioadele viitoare te va ajuta sa constientizezi care sunt cheltuielile tale obisnuite si necesare. Poate doresti sa le reduci pe toate in afara celor esentiale si sa elimini cheltuielile inutile. Unele cheltuieli care par mici la prima vedere pot constitui o parte semnificativa din costurile anuale ale companiei si este foarte important sa le reduci folosind tehnici de economisire.

8. Recruteaza inteligent

Exista cateva recomandari pe care le-am auzit de-a lungul anilor, cum ar fi: „Nu angaja fara sa ai intr-adevar nevoie.” Sfatul este corect pana la un punct, insa urmatorul lucru este si mai corect: recrutarea inteligenta este intotdeauna mai buna. Daca poti angaja o persoana foarte talentata, ii poti transfera volumul de lucru a doi sau trei angajati de nivel mediu. Probabil ca va trebui sa ii oferi un salariu mai mare si alte beneficii, dar este foarte probabil ca acest cost sa fie mai mic decat suma pe care o cheltuiesti in prezent pentru doi sau trei angajati.

O alta problema pe care ar trebui sa o ai in vedere este ca oamenii pe care ii angajezi pot renunta la post in orice moment, iar acest lucru te va duce inapoi in punctul din care ai inceput. Potrivit unui studiu efectuat la Universitatea din California, Berkeley, recrutarea unui angajat costa o companie in medie 4.000 de dolari. Suma este probabil mai mica in Romania, dar reprezinta un motiv suficient pentru a acorda atentie recrutarii.

Costul unei plecari nu se opreste insa la recrutarea inlocuitorului: se adauga timpul de integrare, pierderea de productivitate si efectul asupra echipei ramase. De aceea, retentia este in sine o masura de protectie a cash flow-ului, iar un pachet de beneficii extrasalariale bine calibrat costa, de regula, semnificativ mai putin decat inlocuirea repetata a oamenilor.

„Secretul recrutarii cu succes este foarte simplu: uita-te doar la oamenii care vor sa schimbe lumea.” - Marc Benioff, CEO Salesforce

9. Foloseste-te de toate mijloacele tehnologice pe care le ai la indemana

Vorbeam anterior de posibilitatea folosirii unor programe software construite special pentru a eficientiza managementul cash flow-ului. O prima recomandare ar fi sa folosesti aceste programe pentru a avea informatii in timp real despre fluxurile de venituri si cheltuieli si pentru a avea acces la diferite analize, rapoarte si recomandari legate de cash flow-ul companiei tale. Mai apoi, poti face backup la toate aceste fisiere contabile folosind sisteme de stocare de tip cloud. Acest tip de sistem este preferat deoarece este sigur si accesibil din orice loc cu conexiune la internet si de pe orice dispozitiv. De asemenea, exista o multime de aplicatii gratuite si utile pe care le poti accesa cu ajutorul smartphone-ului si care te pot ajuta foarte mult atunci cand specificul afacerii tale presupune sa calatoresti o mare parte din timp.

Articol scris de: Echipa editoriala Up |
Data publicarii: 10-06-2022
Data actualizarii: 11-09-2026