Cum masori si imbunatatesti productivitatea muncii: angajator si angajat

Intr-o lume ideala, angajatii ar fi fericiti, proactivi si productivi. Cu totii ne dorim o productivitate maximizata in businessul din care facem parte, dar ce este de fapt productivitatea? Cum putem sti daca este la cotele pe care ni le dorim, daca nu stim sa o masuram?

Informatii generale despre productivitatea muncii

In primul rand, o persoana productiva nu presupune una care munceste opt ore incontinuu, ca si cum a baut cinci cafele si energizante si alearga un maraton. De altfel, nici profesionistii alergatori nu fac un maraton zilnic.

Cele mai mari provocari atunci cand vorbim de productivitate sunt:

- Sa intelegem cum sa o masuram, astfel incat sa nu stabilim „ochiometric” daca cineva este productiv sau nu

- Sa avem indici de masurare (KPI - key performance indicators) pe care sa ii comunicam si echipei respective

- Sa mentinem nivelul de productivitate, odata ce acesta este atins

- Sa putem motiva o echipa care nu mai este productiva

Productivitatea este diferenta dintre resursele si efortul pe care il depunem intr-o activitate/ proiect si rezultatele pe care le obtinem ulterior. Productivitatea inseamna ca aceasta diferenta este pozitiva.

Fundamentele productivitatii

Productivitatea are cinci fundamente:

1. Directionare. Aceasta presupune ca angajatii sunt directionati clar catre niste obiective concrete si masurabile, iar proiectele au niste scopuri si mize care le sunt clare si care ii motiveaza.

2. Suport. Acesta previne de la managerii echipelor, care ii ghideaza, inteleg, asculta si indruma pe cei din subordine. Angajatii nu se simt singuri sau fara o calauza.

3. Abilitati. Omul potrivit la locul potrivit se aplica si in business, si de aceea cautam oameni cu priceperi specifice pentru fiecare pozitie in parte. Pe langa experienta in munca, fiecare om are o abilitate de multi-tasking sau single-tasking, care poate prezenta avantaje sau nu.

4. Resurse. Businessul in care lucreaza angajatii le pune la dispozitie (sau nu) cele necesare pentru ca acestia sa se poata concentra, sa poata avea un loc in care sa ia masa, sa se deconecteze, sa aiba intalniri, este aerisit, luminos etc.

5. Factori aleatori. Personalul are probleme pe care le nu le cunoastem, care pot tine de viata de familie, de starea de sanatate, poate avea alergii pe timp de vara sau sa fie meteosensibil pe timp de iarna, poate sa nu fie productiv in temperatura sau zgomotul de la birou, poate sa fie stresat de stirile negative citite.

Cum cresti productivitatea ca manager

Odata ce acestea sunt indeplinite, ce poate face un manager pentru a aduce, creste si mentine productivitatea in businessul sau?

• Recruteaza avand doua lucruri in minte: cultura organizatiei pe care o dezvolti si specificitatile pozitiei pe care o cauti. In prima parte, persoana pe care o cauti trebuie sa fie potrivita cu valorile companiei tale si sa isi doreasca mediul creat de tine. In a doua, gandeste-te la necesitatile pentru ca o persoana sa poata indeplini sarcinile respective: sunt mai degraba creative, sau de organizare? Angajatul va trebui sa gestioneze mai multe lucruri in acelasi timp, sau trebuie sa se poata concentra mai multe ore pe un subiect? Trebuie sa fie proactiv, sau un bun executor?
• Stabileste un sistem clar de promovare, pentru a le crea angajatilor posibilitatea de a evolua in cariera lor. Oamenii raspund bine la povesti si la competitivitate si au nevoie sa inteleaga ce pot face mai bine si unde vor ajunge daca sunt mai productivi.
• Fii transparent in directiile de business, pentru ca angajatii sa inteleaga de ce si pentru ce lucreaza. Motivatia se intretine cu insemnatate.
• Permite-le angajatilor care isi doresc asta sa alterneze lucrul cu cel de la distanta. Nu iti fie teama ca vor petrece ziua in pijamale si nu vor fi deloc productivi. Dimpotriva, pe unii alternanta ii ajuta, si foarte probabil isi vor petrece ziua intr-o cafenea, unde apreciaza muzica de fundal sau lumina.
• Ofera bonusuri avantajoase, care sa motiveze angajatii si sa ii faca sa simta ca lucreaza intr-un mediu care le apreciaza munca si intelege nevoile financiare.
• Recunoaste intotdeauna meritele si nu lua oamenii „de buni”. Chiar daca este doar un loc de munca, iar angajatii sunt remunerati pentru munca depusa, totul este extrem de personal atunci cand oamenii petrec atat de multe ore pe zi impreuna. O recunoastere efectiva este foarte importanta, mentine motivatia si, implicit, productivitatea.
• Alterneaza perioadele de munca intensa cu evenimentele care unesc echipa in hobby-uri sau activitati pe placul tuturor. Evenimentele in echipa (nu neaparat clasicele teambuilidinguri) pot face minuni in chimia unei echipe.

Cum iti poti creste productivitatea ca angajat?

• Intelege ca tu esti stapan pe timpul tau. Cel mai greu este sa nu trisezi fata de tine insuti, nu fata de managerul sau colegii tai. Considera ca ai autonomia si inteligenta necesara incat sa te autodisciplinezi si sa iti respecti deadlineurile impuse.
• Fii autodidact si proactiv. Invata atunci cand nu stii, intreaba si propune noi solutii atunci cand intalnesti probleme. Nu fi o victima a sistemului, ci un om care poate face din istoria lui, schimbandu-l intr-unul mai bun.
• Ia pauze sanatoase. Poti folosi metoda Pomodoro, in care sa iei pauza o data pe ora, sau orice alta metoda prin care simti ca ajungi sa fii la sfarsitul zilei cu sarcinile indeplinite. Plimba-te, bea suficienta apa, mananca suficient si priveste si in departare in pauza, pentru a-ti odihni ochii de la privitul aproape.
• Iti amintesti puzzle-urile pe care le faceai atunci cand erai mic? Majoritatea dintre noi ne-am pierdut capacitatea de a ne concentra atat de mult timp pe o singura problema, dar adevarul este ca multitaskingul e, de cele mai multe ori, o iluzie a productivitatii. La sfarsit suntem epuizati si fara rezultate calitative.
• Nu lucra in regim reactiv. Cele mai multe satisfactii vin din faptul ca tu ai autonomia sarcinilor pe care le indeplinesti. Organizeaza-te, fara sa astepti sa fii intrebat de termenele limita de alti colegi sau superiori.
• Notificarile din retelele sociale sau cele din mailurile de serviciu pot fi foarte derutante si pot intrerupe majoritatea fluxurilor de lucru. Tu decizi cat de productiv este pentru tine sa le verifici instant, insa ia asta in considerare atunci cand vrei sa fii cat mai concentrat.
• Incearca sa iti creezi, atat cat poti, un spatiu placut, in care sa te simti inspirat, in care sa fii putin intrerupt si in care sa simti ca atingi o stare de flow - este explicat aici si in cartea aceasta ce presupune aceasta stare.

Factori care afecteaza productivitatea

Nu uita de alte detalii care pot influenta oricand productivitatea intr-un business.

• Tehnologia poate fi oricand un factor locomotiva pentru sarcinile de indeplinit, sau un mod de a trage in jos rapiditatea cu care cineva poate lucra.
• Bugetele prea mici pot face uneori imposibil ca ceilalalti sa fie productivi;
• Resursele care ar fi fost necesare pentru realizarea unui proiect pot determina angajatii sa nu fie la fel de motivati sa lucreze. 
  

Asigura-te ca beneficiezi de echipe organizate, care inteleg ce obiective au. Motivatia si dorinta de lucru sunt strang legate de insemnatatea pe care oamenii o atribuie sarcinilor.

Care sunt beneficiile unei rutine zilnice pozitive

Rutina pozitiva este cea conceputa de noi pentru a avea o viata mai buna. Orice insiruire de obiceiuri compune o rutina, insa ea este o rezultanta pasiva, atunci cand intrunim toate lucrurile pe care le facem in mod recurent. Rutina pozitiva are rolul de a ne ajuta sa ne creionam noi insine ziua, luna si viata, astfel incat sa ajungem la o stare de spirit buna si la rezultatele pe care ni le dorim, fie ca este vorba de obiective personale, in business sau de ordin administrativ.

Idei pentru o rutina pozitiva in timpul zilei

Ia pauze

Poti incerca metoda pomodoro, in care lucrezi pentru 25 de minute, apoi te bucuri de 5 minute de pauza. Sau sa iti setezi alarme pentru alte durate de timp pe care ti le propui. Daca te ajuta in productivitate, atunci poti sa te „premiezi” cu diverse activitati dupa fiecare task, de tipul „dupa acest task, pot citi un capitol din cartea mea”, sau „nu ma ocup acum de acest lucru, ci dupa ce trimit mailurile de care am nevoie” - chiar daca uneori ai prefera atunci cand lucrezi de acasa sa iti setezi altfel prioritatile. 

Dedica o pauza mai lunga pentru a lua pranzul

Poate inainte obisnuiai sa mananci pranzul pe tastatura, intre doua intalniri sau in timp ce rezolvai un task sau scrollai retelele sociale. Recomandam ca pranzul sa fie un mod bun de a imparti ziua in doua: poti iesi la pranz cu cineva drag, sau sa mananci acasa si sa iti iei o ora intreaga, chiar daca ai terminat de mancat in zece minute. Deconectarea, ocazia sa exersezi putin hobby-ul tau preferat (poate sa fie cititul, invatatul unei limbi straine pe o aplicatie sau o sesiune de yoga) ajuta mult creierul sa se poata concentra ulterior, in a doua parte a zilei.

Gateste-ti masa de pranz

O modalitate sa mananci mai sanatos, mai ieftin si sa iti deconectezi este sa iti pregatesti tu masa de pranz. Fie ca incepi cu retete usoare, fie ca exersezi mancaruri complexe, vei simti mandrie pentru pranzul preparat de tine, iar gatitul poate fi relaxant si chiar placut. Pentru cumparaturi te poate ajuta si cardul de masa, care functioneaza ca un card obisnuit, atat in restaurante, cat si in supermarketuri.

Iesi la o plimbare sau la sport

Ai terminat de mancat in zece minute si nu stii ce sa faci cu restul din ora pentru pranz? Poti iesi la aer, sau sa faci cateva exercitii. Partea aceasta de activitati poate fi rezervata si pentru dimineata sau seara, sau oricand iti doresti. De cele mai multe ori ne este greu sa iesim din casa sau birou, insa odata ce am iesit, ne bucuram de aer, priveliste si miscare.

Ordoneaza-ti prioritatile

Daca iti petreci jumatate de zi facand curat pentru a te putea concentra la lucru, atunci probabil prioritatile tale nu sunt sortate intr-un mod productiv. Chiar daca instinctele tale spun altceva, odata ce prioritatile tale sunt listate in mod rational, este mai usor sa faci alegerile. De fapt, „instinctele” nu ne sunt mereu de ajutor, ci pur si simplu mecanisme ale creierului nostru care aleg calea mai usoara. Pentru a antrena noi obiceiuri, este nevoie de a exersa decizii inteligente si alegeri productive, pana cand creierul alege sa le faca si el din „instinct”.

Fii proactiv

Ziua nu pare una buna, vremea este mohorata sau un email ne-a stricat ziua? Intotdeauna putem sa schimbam noi lucrurile. Putem sa facem ceva nou, sa citim un capitol dintr-o carte, sa iesim la o plimbare sau sa facem cateva exercitii. Putem sa terminam cel mai greu task din ziua respectiva sau sa rezolvam ceva ce amanam de multa vreme. Proactivitatea presupune sa fim noi propriii nostri manageri si sa depinda de noi cum ne va fi ziua.

Articol scris de: Echipa editoriala Up |
Data publicarii: 12-06-2019
Data actualizarii: 25-07-2025