Cum sa te pregatesti pentru o sedinta online ca sa decurga fara probleme

Informatii generale despre cum sa te pregatesti pentru o sedinta online ca sa decurga fara probleme
Alegerea aparaturii potrivite si asigurarea ca acestea functioneaza
Stabilirea sedintelor online si includerea acestora in calendar
Sfaturi pentru o sedinta online reusita
Ce sa faci dupa sedinta online
Eticheta sedintelor online (ce sa faci si ce sa nu faci)

Informatii generale despre cum sa te pregatesti pentru o sedinta online ca sa decurga fara probleme

Un call/ un meeting/ un zoom/ un skype au devenit cuvinte care vor intra probabil in vocabul uzual. Zoom este deja folosit ca un substantiv comun in loc de propriu, iar aproape orice angajat a participat cel putin o data la sedinte online. Dar, daca la inceput acestea pareau exceptii, acum au devenit atat de comune, incat se cere o anumita prezenta si echipa.

Alegerea aparaturii potrivite si asigurarea ca acestea functioneaza

In functie de nevoile echipei

Pe langa clasicele casti sau microfon, acum poti opta pentru o multime de alte lucruri: un reflector care sa confere o lumina mai buna tie (iti va da incredere in tine) si imaginii tale (va arata mai profesionist), un fundal pe care sa-l setezi in instrumentele de online calling, pentru a nu avea mereu fundalul din locul in care participi, sau microfoane performante, prin care sa te auzi impecabil.

In functie de numarul membrilor din echipa

Poate parea placut sa introduci membrii echipei in biroul tau de acasa. Dar atunci cand o sedinta are multi participanti, este necesar sa respecti timpul acestora, si totul sa mearga cat mai snur.

Stabilirea sedintelor online si includerea acestora in calendar

Parte din elementele specifice telemuncii sunt calendarele, sedintele online, intalnirile rapide pentru a lamuri aspecte ale proiectelor, si toate acestea fara sa se simta ca un job remote ingreuneaza activitatea echipei. De aceea, stabilirea unei sedinte are nevoie sa fie respectata precum o sedinta offline si toata lumea sa fie punctuala, respectand timpul celorlalti si conventiile de business.

Sfaturi pentru o sedinta online reusita

Acomodarea cu participantii prin intrebari de locatie si daca exista dificultati tehnice

Desi primele minute dintr-o sedinta se petrec lamurind daca toata lumea se auda, este intotdeauna important sa te organizezi inainte si sa te asiguri ca esti vazut, auzit si inteles. Odata ce acestea au fost lamurite, se poate trece la pasul urmator.

Stabilirea unui desfasurator clar

De ce ne aflam azi aici - pare sa fie intrebarea din mintea oricarui participant la o sedinta. Ideal este ca punctele de discutie sa fie anuntate dinainte. Daca nu, atunci este necesar sa se treaca prin acest desfasurator chiar la inceputul sedintei, pentru ca toata lumea sa fie pregatita si sa aiba claritate.

Nu vorbi repede si nu intrerupe

Organizarea unui desfasurator previne haosul. Un alt mod de a preveni haosul este sa nu ii intrerupi ce ceilalti - aceleasi reguli de politete din online se aplica si in offline. Tine cont de conexiunile de Internet - acestea pot uneori sa blocheze imaginea cuiva, iar sunetul sa se piarda. Daca vorbesti prea repede, s-ar putea sa nu fi inteles si sa prelungesti sedinta, repetand.

Pregateste-te inainte de sedinta online

Ideal este sa nu intri in sedinta online chiar la fix, ci sa fii pregatit dinainte, sa ai puse la punct sarcinile tale stabilite, ce vrei sa transmiti, sa ai o conexiune buna si mintea concentrata pe sedinta respectiva. Chiar daca esti in spatele unui ecran, toate acestea se simt in atitudine.

briefing meeting online

Ce sa faci dupa sedinta online

Aceste mici trucuri de tranzitie te vor ajuta inainte de urmatorul task, dar iti vor perfectiona si abilitatile de meeting.

Recapituleaza subiectele discutate

Cel mai bun mod de a termina o discutie este sa te asiguri ca timpul alocat chiar a fost cu folos, iar lucrurile stabilite sunt clare, deadline-urile alocate, responsabilii anuntati.

Salveaza un brief al discutiei

Pentru aceasta, rezumatul poate fi scris intr-un document sau e-mail, care sa poata fi oricand consultat ulterior.

Impartaseste notitele tale cu ceilalti

Un e-mail de follow-up este foarte bine privit, apreciat si complet de ajutor pentru toti participantii unei intalniri online. Pe tine te ajuta sa recapitulezi tot, iar toate lucrurile agreate raman scrise, pentru a nu exista nelamuriri ulterioare asupra responsabilitatilor sau termenelor limita.

Eticheta sedintelor online (ce sa faci si ce sa nu faci)

Ofera sansa fiecarui participant sa vorbeasca

Poate unii colegi se simt mai neconfortabil cu noile moduri de a tine sedinte. Asigura-te ca le-ai dat ocazia sa se faca auziti, atat sonor, cat si empatic.

Nu te uita in ecranul telefonului pe perioada sedintei

Poate parea la fel de politicos precum parea in offline. Chiar daca faci ceva justificabil, ceilalti nu vor judeca intentia, ci actiunea.

Testeaza toata tehnologia de care ai nevoie inainte de sedinta

Mare parte din stresul muncii online vine odata cu problemele tehnice. Nimeni nu vrea sa intrebe zilnic daca este auzit sau sa le spuna celorlalti ca nu le merge microfonul. Iar daca ramai singurul cu aceste probleme, poate parea si foarte neprofesionist. Asigura-te dinainte ca microfonul, castile pe care le-ai ales functioneaza, impreuna cu camera video. Observa-ti fundalul si modifica ce nu iti place.

Nu lucra la alte sarcini de lucru in timpul sedintei

Ai fi facut asta intr-o sedinta offline? Se va observa imediat in zgomotul de taste, privirea in diferite colturi diferite ale ecranului si, mai ales, atentia pierduta. Daca toti colegii ar lucra la alte taskuri, sedinta ar dura la nesfarsit. De aceea, concentrarea asupra ei poate ajuta ca ea sa se termine mai repede.

Asigura-te ca ai telefonul setat pe modul silentios

Sau macar vibratii. Si, dupa cum spuneam mai sus, nu lucra pe el in timpul sedintei.

Asigura-te ca e liniste in jurul tau

Daca esti intr-o cafenea, s-ar putea sa ai mai mult zgomot de fundal decat ti-ai fi dorit. Daca nu esti singur in casa, roaga-i pe ceilalti sa-ti respecte spatiul si linistea. O sedinta online poate functiona, daca se aplica respect si concentrare, la fel ca intr-o sedinta offline.

Articol scris de: Echipa editoriala Up |
Data publicarii: 18-01-2021
Data actualizarii: 10-07-2025

Iti recomandam si:

Echilibrul dintre viata personala si cea profesionala