POLITICA DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

POLITICA DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

(versiune din august 2025)

Informarea cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal se aplica tuturor interactiunilor cu website-ul nostru,https://upromania.ro, precum si situatiilor in care puteti avea contact cu Up Romania, astfel cum sunt descrise in acest document.

Datele dumneavoastra cu caracter personal sunt prelucrate de catre UP ROMANIA SRL, societate romana cu sediul in Calea Serban Voda, nr. 206, cladirea U-Center, Building A, et. 8, sector 4, 040215, Bucuresti, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J2002006468406, avand Cod Unic de Identificare RO14774435 („Societatea” sau „Up Romania”).

Pentru noi, Up Romania, securitatea si confidentialitatea datelor dumneavoastra cu caracter personal sunt de o importanta semnificativa. Ca atare, vom lua toate masurile necesare si rezonabile in vederea asigurarii securitatii si confidentialitatii datelor cu caracter personal, precum si in vederea prelucrarii acestora in conformitate cu dispozitiile legale aplicabile si exclusiv in scopurile specificate mai jos.

I.   Date cu caracter personal prelucrate prin intermediul website-ului nostru

A. Datele cu caracter personal pe care le prelucram

   - nume si prenume;

   - adresa de e-mail;

   - numar de telefon;

   - denumirea angajatorului;

   - alte date, in functie de fiecare formular in parte, completate de dumneavoastra;

   -  informatii obtinute prin utilizarea de cookie-uri.

B. Scopurile si temeiurile legale ale prelucrarii

Utilizam module cookie ce pot implica prelucrarea unor date cu caracter personal ale dumneavoastra. Va invitam sa consultati Politica de cookie-uripentru mai multe informatii in legatura cu tipurile de cookie-uri folosite si scopurile pentru care le folosim.

De asemenea, avand in vedere ca sectiunea Intra in cont implica parasirea website-uluihttps://upromania.rosi deschiderea unei pagini Up Online (https://www.uponline.ro/), va invitam sa consultati Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal disponibila pe platforma Up Online, unde veti putea regasi informatii privind prelucrarea datelor in cadrul acestei platforme, in functie de tipul de utilizator din care faceti parte, respectiv persoana fizica sau persoana juridica.

Atunci cand ne contactati prin utilizarea formularelor de contact de pe website-ul Up Romania, vom colecta datele dumneavoastra de identificare si datele de contact pentru a va putea raspunde solicitarilor. Va vom prelucra doar datele cu caracter personal necesare oferirii unui raspuns la solicitarile dumneavoastra si bunei gestionari a acestora.

Orice prelucrare a datelor dumneavoastra in acest scop are la baza interesul nostru legitim de a va inregistra mesajul si de a va raspunde.

Pentru accesarea mai multor informatii in legatura cu formularul campaniei Recomanda si Castiga, va invitam sa consultati Regulamentul campaniei.

C. Durata de stocare

Datele dumneavoastra cu caracter personal vor fi pastrate pe durata necesara comunicarii si ulterior pentru o perioada de maximum un an, cu exceptia cazului in care se aplica o alta perioada de pastrare, dat fiind specificul relatiei dintre Up Romania si dumneavoastra. In orice caz, vom continua prelucrarea datelor dumneavoastra personale in cazurilor in care aceasta este necesara in temeiul unor dispozitii legale sau daca suntem altfel indreptatiti sa continuam prelucrarea.

D. Persoane terte

In prezent, Societatea utilizeaza servicii externalizate de administrare a website-ului, de e-mail, precum si de stocare ce pot avea acces la datele dumneavoastra cu caracter personal. Toate transferurile de date se realizeaza pe baza unor conventii de prelucrare a datelor personale in deplina conformitate cu legile aplicabile si cu oferirea unui nivel adecvat de protectie a datelor dumneavoastra.

II. Prelucrarea datelor cu caracter personal in contextul relatiilor cu partenerii nostri de afaceri

Incheierea si executarea contractelor cu partenerii de afaceri ai Up Romania presupune si prelucrarea de date cu caracter personal apartinand unor reprezentanti si/sau persoane de contact din partea acestora, fara de care buna desfasurare a raporturilor contractuale nu s-ar putea realiza.

A. Datele cu caracter personal pe care le prelucram

Fie ca ne contactati prin intermediul formularelor de contact de pe website ori prin alte mijloace, prelucram datele de identificare si datele de contact ale persoanelor fizice reprezentanti si/sau persoane de contact ale partenerilor nostri de afaceri, precum si orice alte categorii de date cu caracter personal necesare desfasurarii relatiei contractuale, in functie de specificul acesteia, dupa cum va fi cazul.

B. Scopurile si temeiurile legale ale prelucrarii

Scopul prelucrarii este acela de a asigura o buna desfasurare a relatiilor contractuale, inclusiv comunicarea dintre parti, furnizarea de informatii necesare in legatura cu obiectul contractului ori cu facilitati pe care Up Romania le dezvolta si de care puteti beneficia.

De asemenea, ne putem contacta partenerii contractuali pentru a le solicita parerea in legatura cu experienta de colaborare cu Up Romania sau cu produsele si serviciile oferite de noi ori pentru a va invita sa participati la sondaje. Participarea dumneavoastra este intotdeauna voluntara, iar raspunsurile anonime.

In acelasi timp, Up Romania va poate contacta telefonic ori pe e-mail in cazul in care faceti parte dintr-o baza de date achizitionata de compania noastra ori in cazul in care ne-ati furnizat datele dumneavoastra in mod voluntar in cadrul unui eveniment organizat de Up Romania sau la care Up Romania a participat.

Ne intemeiem, dupa caz, pe interesul nostru legitim de a asigura o relatie de afaceri cat mai placuta si de incredere, respectiv de a initia o relatie de afaceri cu dumneavoastra ori pe consimtamantul dumneavoastra.

Interactiunile cu partenerii nostri de afaceri pot avea loc prin website, prin e-mail ori telefonic. Unele dintre apelurile cu clientii nostri pot fi inregistrate, pe baza interesului nostru legitim de a documenta convorbirea purtata si a aprecia modul in care echipa Up Romania gestioneaza relatia cu dumneavoastra.

C. Durata de stocare

Vom stoca datele cu caracter personal pentru o perioada limitata de timp de la incetarea relatiei contractuale, care va putea fi determinata in functie de imprejurari, însă nu mai mult de 5 ani. In cazul in care relatia de afaceri cu Up Romania nu se va concretiza, va vom pastra datele de contact pentru a ne asigura ca nu veti mai fi contactat de catre echipa Up Romania cu propuneri viitoare de colaborare.

Inregistrarile convorbirilor telefonice vor fi pastrate pentru o durată de maximum un an.

D. Persoane terte

Pentru prelucrarea datelor personale folosim servicii externalizate de administrare a website-ului, de e-mail, precum si de stocare ce pot avea acces la datele dumneavoastra cu caracter personal ori alte solutii de administrare a afacerii. Toate transferurile de date se realizeaza pe baza unor conventii de prelucrare a datelor personale in deplina conformitate cu legile aplicabile si cu oferirea unui nivel adecvat de protectie a datelor dumneavoastra.

III.  Prelucrarea datelor cu caracter personal in contextul recrutarii

Puteti aplica pentru o pozitie in cadrul Up Romania prin e-mail sau prin transmiterea sau depunerea in format fizic la sediul nostru a aplicatiei dumneavoastra, precum si prin intermediul unor agentii sau platforme de recrutare.

A. Datele cu caracter personal pe care le prelucram

Datele cu caracter personal pot fi furnizate fie de dumneavoastra in mod direct, fie preluate de pe platforme de joburi atunci cand alegeti sa candidati pentru o pozitie deschisa in cadrul societatii noastre. De asemenea, puteti fi contactat de catre noi sau in numele nostru si prin intermediul retelelor sociale profesionale pentru a vi se propune o oportunitate de cariera.

In functie de etapa sau de particularitatile recrutarii, putem colecta urmatoarele date cu caracter personal necesare in procesul de recrutare, pentru a putea evalua daca sunteti potrivit pentru o pozitie in cadrul Societatii: 

  - date de identificare;

  - date de contact;

  - date inscrise in CV-ul transmis de dumneavoastra (incluzand educatie, experienta profesionala, aptitudini, abilitati, trasaturi psihologice, orice informate pe care considerati important sa ne-o comunicati);

  - rezultatele testelor de competente, aptitudini, personalitate;

 - alte informatii pe care le oferiti pe parcursul interviurilor si evaluarilor (daca este cazul);

 - profilul profesional determinat de agentiile de recrutare, prin utilizarea de teste de personalitate, psihologice sau de aptitudini, dupa caz. 

B. Scopurile si temeiurile legale ale prelucrarii

Colectam datele cu caracter personal pe care ni le furnizati in mod voluntar, la momentul trimiterii candidaturii dumneavoastra, cat si ulterior, la momentul interviului si/sau al evaluarii. Va informam ca sunteti liber(a) sa decideti daca ne furnizati aceste date cu caracter personal. Cu toate acestea, desfasurarea procesului de recrutare, in lipsa anumitor date necesare acestui proces si solicitate de Societate, date prelucrate in vederea evaluarii si incheierii unui contract de munca, nu este posibila.

Colectarea datelor cu caracter personal este limitata la ceea ce este necesar pentru desfasurarea activitatilor de recrutare. Aceste activitati legate de desfasurarea procesului de recrutare pot consta in:

·      evaluarea pregatirii profesionale, experientei si a compatibilitatii generale in cadrul Societatii si pentru postul dorit;

·      contactarea cu privire la aplicatia dumneavoastra, inclusiv cu privire la posturile care devin disponibile ulterior si pentru care consideram ca aveti profilul profesional potrivit;

·      evidenta unor eventuale procese anterioare de recrutare ale noastre la care ati participat si a motivelor pentru care vi s-a adresat sau nu o oferta sau pentru care oferta a fost refuzata;

·      orice alte activitati care tin de buna administrare a procesului de recrutare, daca sunt compatibile cu cele mentionate.

Prelucrarea datelor dumneavoastra in scopul verificarii pregatirii profesionale, experientei si a compatibilitatii generale a dumneavoastra in cadrul Societatii se realizeaza in temeiul prefigurarii incheierii unui contract, iar daca veti fi declarat respins in urma procesului de recrutare, va pastram datele pentru o perioada de maximum un an in baza interesului nostru legitim de a putea raspunde oricaror plangeri sau solicitari formulate in legatura cu desfasurarea procesului de recrutare ori de a va prezenta, dupa caz, noi pozitii disponibile in cadrul Up Romania, similare cu cele pentru care ati aplicat.

C. Durata de stocare

Datele cu caracter personal vor fi stocate pentru o perioada limitata de timp, pentru stabilirea acesteia luandu-se in considerare momentul finalizarii procesului de recrutare si interesul legitim al Societatii de a pastra datele candidatilor respinsi pentru eventuala solutionare a unor plangeri sau solicitari formulate.

In orice caz, vom continua prelucrarea datelor dumneavoastra personale in cazurile in care aceasta este necesara in temeiul unor dispozitii legale sau daca suntem altfel indreptatiti sa continuam prelucrarea. De asemenea, vom retine datele dumneavoastra personale pentru o perioada de timp suplimentara, in cazul in care stergerea imediata a acestora ar necesita suprascrierea sistemelor noastre de back-up si recuperare in caz de dezastru.

D. Persoane terte

In cadrul proceselor de recrutare putem apela la platforme profesionale sau de joburi sau la servicii externalizate de recrutare. De asemenea putem folosi servicii externalizate de administrare a proceselor organizationale ale Societatii, de exemplu, furnizori de solutii IT. Toate transferurile de date se realizeaza pe baza unor conventii de prelucrare a datelor personale in deplina conformitate cu legile aplicabile si cu oferirea unui nivel adecvat de protectie a datelor dumneavoastra. 

IV. Date cu caracter personal prelucrate in scop de marketing

A. Datele cu caracter personal pe care le prelucram:

  - nume;

  - date de contact: numarul de telefon, adresa de e-mail;

  - locul de munca si pozitia ocupata;

  - imagini.

B. Scopurile si temeiurile legale ale prelucrarii

Colectam datele cu caracter personal pe care ni le furnizati:

(i) in mod voluntar, direct de la dumneavoastra, in contextul abonarii la comunicari comerciale sau al oferirii unor raspunsuri la sondajele noastre ori prin acceptul publicarii unui testimonial cu privire la serviciile Up Romania,

(ii) din contractele incheiate cu dumneavoastra in calitate de reprezentant al unui partener contractual,

(iii) din surse publice ori

(iv) prin utilizarea unor baze de date profesionale din care faceti parte.

In cazul in care aveti calitatea de reprezentant al uneia dintre societatile cu care ne dorim sa colaboram, va putem colecta datele profesionale de contact fie din contractele incheiate cu societatea pe care o reprezentati, fie din surse publice sau utilizand baze de date profesionale, atunci cand inca nu a fost stabilita o relatie contractuala, in scopul transmiterii unei comunicari comerciale de prezentare a noastra prin e-mail si/sau de mesaje text sau va putem suna pentru a va prezenta informatii care ar putea fi de interes raportat la profilul societatii dumneavoastra. In acest sens, ne intemeiem pe interesul nostru legitim, in vederea dezvoltarii, mentinerii sau, dupa caz, stabilirii unor relatii de business.

In plus, veti putea primi newslettere din partea Up Romania atunci cand reprezentati unul dintre clientii sau partenerii nostri afiliati, cat timp nu v-ati exprimat optiunea de dezabonare.

Va putem folosi datele pentru a va invita sa va inscrieti ca participant la unul dintre evenimentele organizate de Up Romania sau la care Up Romania are calitatea de partener. Puteti consulta mai multe informatii despre prelucrarea datelor cu caracter personal in cadrul fiecarui eveniment in Nota de informare destinata acestuia. 

C. Durata de stocare

Daca in orice moment decideti ca nu mai doriti sa beneficiati de comunicari comerciale din partea Societatii, va vom respecta decizia dumneavoastra si nu vom mai prelucra datele dumneavoastra personale in acest scop. Cu toate acestea, vom pastra suplimentar adresa dumneavoastra de e-mail pentru a ne asigura ca optiunea va este respectata.

In orice caz, vom continua prelucrarea datelor dumneavoastra personale in cazurile in care aceasta este necesara in temeiul unor dispozitii legale sau daca suntem altfel indreptatiti sa continuam prelucrarea.

Ca regula, datele dumneavoastra vor fi sterse odata cu distrugerea contractelor pe baza carora le-am obtinut ori, dupa caz, decum prelucrarea si-a atins scopul. 

D. Persoane terte

In vederea desfasurarii activitatilor de marketing mai sus mentionate, datele dumneavoastra cu caracter personal pot fi prelucrate in numele nostru de catre agentii de marketing, servicii de curierat, servicii de cercetare de piata, precum si alte societati similare, care actioneaza in calitate de persoane imputernicite fata de Societate. Cu aceste societati Up Romania incheie un acord privind prelucrarea datelor care asigura prelucrarea datelor dumneavoastra in conformitate cu prevederile legale aplicabile.

V. Date cu caracter personal ale beneficiarilor produselor Up Romania

A. Datele cu caracter personal pe care le prelucram 

   - Date de identificare;

   - Date de contact;

   - CNP;

   - Loc de munca;

   - Solduri alimentate, tranzactii efectuate si altele asemenea;

   - Solicitarile dumneavoastra atunci cand ne contactati in vederea acordarii de suport;

 - Inregistrarile convorbirilor purtate cu agentii nostri folosind numarul telefonic alocat ori sistemele de chat puse la dispozitie de catre Up Romania. 

B. Cum colectam datele cu caracter personal

Colectam datele cu caracter personal pe care ni le furnizeaza angajatorul dumneavoastra, necesare in vederea emiterii biletelor de valoare, precum si date cu caracter personal necesare oferirii unor servicii suplimentare, in functie de optiunea angajatorului dumneavoastra, cum ar fi notificarea prin SMS cu privire la tranzactiile efectuate.

De asemenea, in vederea asigurarii asistentei beneficiarilor produselor noastre cu privire la utilizarea acestora, vom prelucra si orice alte date pe care ni le puneti la dispozitie in acest scop.

In cazul in care alegeti sa utilizati aplicatia noastra dedicata beneficiarilor Produselor Up Romania, Up Mobil+, datele dumneavoastra cu caracter personal utilizate prin intermediul aplicatiei vor fi prelucrate in conformitate cu politica de prelucrare a datelor cu caracter personal a acesteia. 

C. Scopurile si temeiurile legale ale prelucrarii

Colectarea datelor dumneavoastra cu caracter personal este strict limitata la:

·      Emiterea Produselor Up Romania de care beneficiati;

·      Transmiterea de notificari cu privire la tranzactiile efectuate de dumneavoastra, in functie de optiunea angajatorului dumneavoastra;

·      Asistenta cu privire la utilizarea biletelor de valoare emise de Up Romania;

Astfel, prelucram numele dumneavoastra, datele de contact, CNP-ul, locul de munca si numarul de zile lucrate in temeiul obligatiei noastre legale in calitate de emitenti de tichete si/sau vouchere, in vederea realizarii si gestionarii Produselor Up Romania de care beneficiati.

In temeiul interesului nostru legitim de a va oferi o serie de beneficii suplimentare in functie de optiunea angajatorului dumneavoastra, va putem utiliza datele de contact pentru a va transmite notificari cu privire la tranzactiile efectuate. In plus, va putem crea un cont de utilizator si o parola, pentru ca dumneavoastra sa puteti avea acces la sold si la tranzactiile efectuate.

Interacțiunile cu agentii nostri presupun prelucrarea de date cu caracter personal. Astfel, vom prelucra pe baza consimtamantului dvs. exprimat implicit orice fel de date cu caracter personal pe care ni le transmiteti în conversatie.

Inregistram convorbirile purtate cu agentii nostri pentru a va acorda suport pe baza interesului nostru legitim de documentare a sesizării dumneavoastra, precum si a modului in care aceasta a fost tratata de catre echipa Up Romania, in scop probatoriu si de imbunitatire a calitatii serviciului. 

D. Durata de stocare

Datele cu caracter personal vor fi stocate atat timp cat beneficiati de Produsele Up Romania, precum si pentru o perioada ulterioara, in cazul in care este necesar, pentru solutionarea unor eventuale plangeri sau solicitari formulate ori daca avem altfel obligatia legala sa le pastram.

Convorbirile cu agentii de suport vor fi pastrate, ca regula, pentru o perioada de maximum un an.

In orice caz, vom continua prelucrarea datelor dumneavoastra personale in cazurile in care aceasta este necesara in temeiul unor dispozitii legale sau daca suntem altfel indreptatiti sa continuam prelucrarea. 

E. Persoane terte

Afiliatii nostri pot avea acces la o serie de date cu caracter personal care va apartin, in scopul procesarii platilor efectuate utilizand Produsele Up Romania. In plus, furnizorii pe care ii folosim in realizarea biletelor de valoare pot avea acces la datele dumneavoastra cu caracter personal necesare a fi imprimate pe aceste produse. De asemenea, la datele dumneavoastra pot avea acces furnizori de servicii de stocare, mentenanta a sistemelor informatice sau altii asemenea.

Cu aceste societati am incheiat un acord privind prelucrarea datelor care asigura prelucrarea datelor dumneavoastra in conformitate cu prevederile legale aplicabile.

In orice caz, veti fi informat cu privire la orice transfer al datelor dumneavoastra cu caracter personal, cu exceptia situatiei in care un astfel de transfer sau dezvaluire este prevazuta in mod expres de dreptul Uniunii Europene sau de dreptul national, in temeiul obligatiilor noastre de conformare cu dispozitiile legale respective. 

Securitatea datelor cu caracter personal

Deoarece securitatea, integritatea si confidentialitatea datelor dumneavoastra cu caracter personal sunt foarte importante, Societatea va lua toate masurile organizatorice si tehnice considerate necesare in acest sens.

Daca descoperim un incident cu privire la securitatea datelor personale care prezinta un risc pentru drepturile si libertatile dumneavoastra vom notifica Autoritatea Nationala de Supraveghere privind Prelucrarea Datelor cu Caracter Personale (ANSPDCP) in termen de 72 de ore. Veti fi, de asemenea, informat(a) personal cu privire la incidentul de securitate daca acesta este de natura sa prezinte un risc ridicat pentru drepturile si libertatile dumneavoastra.

Drepturile dumneavoastra

Aveti urmatoarele drepturi cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal:

i. Dreptul de acces la datele cu caracter personal. Aveti dreptul de a solicita accesul la datele cu caracter personal pe care Societatea le prelucreaza.

ii. Dreptul de a obtine rectificarea sau stergerea datelor cu caracter personal. Aveti dreptul de a solicita rectificarea datelor cu caracter personal incorecte, incomplete sau neactualizate, precum si stergerea datelor dumneavoastra cu caracter personal, spre exemplu, in cazul in care prelucrarea nu este necesara sau este nelegala sau atunci cand va retrageti consimtamantul pentru prelucrarea acelor date pentru care anterior ati consimtit.

Aveti posibilitatea de a va retrage consimtamantul cu privire la acele activitati de prelucrare intemeiate pe consimtamantul dumneavoastra, retragere ce poate fi exprimata oricand si care conduce la eliminarea datelor dumneavoastra cu caracter personal din baza noastra de date in cel mai scurt timp, dar nu mai tarziu de 30 de zile. Cu privire la acele date cu caracter personal colectate in temeiul unei obligatii legale sau in temeiul unui interes legitim al Societatii, retragerea consimtamantului nu produce niciun efect.

iii. Dreptul de a obtine restrictionarea prelucrarii datelor cu caracter personal.  In situatiile prevazute de lege, puteti solicita restrictionarea prelucrarii datelor dumneavoastra cu caracter personal.

iv. Dreptul la portabilitatea datelor dumneavoastra cu caracter personal. Puteti solicita transmiterea, fie catre dumneavoastra, fie catre un alt operator de date, a unei copii a datelor cu caracter personal pe care Societatea le prelucreaza cu privire la dumneavoastra, atunci cand prelucrarea se intemeiaza pe consimtamantul dumneavoastra sau pe executarea unui contract pe care l-ati incheiat cu Societatea.

v. Dreptul de a va opune cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal. Puteti exercita acest drept in legatura cu datele cu caracter personal prelucrate de Societate, pe baza intereselor sale legitime, in cazul in care drepturile dumneavoastra prevaleaza asupra intereselor Societatii.

In plus, aveti dreptul absolut de a va opune in ceea ce priveste prelucrarile realizate de Societate in scop de marketing direct.

Exercitati-va drepturile

Daca aveti orice intrebari cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastra cu caracter personal sau daca doriti sa ne adresati vreo solicitare responsabilului Up Romania cu protectia datelor, precum si sa va exercitati oricare din drepturile dumneavoastra cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, ne puteti contacta la adresa noastra, Calea Serban Voda, nr. 206, cladirea U-Center, Building A, et. 8, sector 4, 040215, Bucuresti, la numarul de telefon 021.402.82.23 sau puteți contacta Responsabilul nostru cu protecția datelor la adresa de e-mail gdpr.upromania@upromania.ro. Fiecare solicitare va fi analizata in cel mai scurt timp posibil, dar nu mai tarziu de o luna.

In cazul in care considerati ca nu am solutionat toate cererile dumneavoastra sau sunteti nemultumit/a de raspunsurile noastre, puteti formula o plangere catre ANSPDCP. Autoritatea de supraveghere va va informa cu privire la stadiul si la solutia plangerii, intr-o perioada rezonabila de timp.

De asemenea, puteti sa va adresati si in mod direct in fata instantelor de judecata competente.

Modificari ale Notei de informare

Daca decidem sa modificam prezenta nota de informare, vom publica o noua versiune pe website-ul nostru, care o va inlocui pe aceasta.

Va multumim ca ne-ati incredintat datele dumneavoastra personale si ca ne-ati acordat timpul necesar pentru a citi nota noastra de informare cu privire la prelucrarea datelor personale. Va rugam nu ezitati sa ne contactati, daca aveti orice alte nelamuriri cu privire la datele dumneavoastra personale si modul in care le prelucram.