Cum sa gestionezi situatia in compania ta in timpul pandemiei Covid-19, fie ca faci parte dintr-o corporatie multinationala sau un IMM

  1. Informatii generale despre pandemia Coronavirus
  2. Cum sa gestionezi situatia si sa comunici cu echipa ta

Informatii generale despre pandemia Coronavirus

Pandemia Coronavirus ne-a surprins pe toti, cu griji in absolut toate domeniile importante, care indeplinesc nevoi de baza si dorinte pe care ne-am obisnuit sa ni le satisfacem usor:

  • Ne este teama de o situatie fara precedent, pe care nu o putem controla si la care nu stim cum sa reactionam
  • Ne este teama pentru persoanele apropiate care sunt in varsta sau imunocompromise
  • Ne este teama pentru propria sanatate, caci nu stim cum va reactiona corpul nostru la un virus nou, si cat de mult anxietatea actuala ne poate afecta psihosomatic
  • Nu stim ce ne rezerva viitorul si cum se vor schimba lucrurile cu care suntem obisnuiti
  • Suntem neincrezatori in gesturi mici, care pana acum erau firesti (cum ar fi sa incuiem usa cu cheile pe care am pus mana atunci cand am venit de afara: ar trebui sa ne spalam din nou pe maini?)
  • Suntem nesiguri din punct de vedere economic si profesional

In special in cazul ultimului punct, companiile isi pot ajuta angajatii in aceasta tranzitie. Nu suntem medici sau epidemiologi, insa orice reprezentant al unei companii poate lucra in a contribui la partea de luare a celor mai bune decizii pentru intreaga organizatie.

Cum sa gestionezi situatia si sa comunici cu echipa ta vis-a-vis de Covid-19

Logistic si administrativ

In primul rand, in cazul in care specificul jobului permite acest lucru, este foarte important sa le acorzi angajatilor tai posibilitatea de a lucra de acasa, pentru a nu expune un anumit numar de persoane la transport in comun, suprafete infectate, stres suplimentar

Motivul pentru care se incurajeaza statul acasa si #workfromhome este unul matematic: aplatizarea curbei, in incercarea de a minimiza numarul de persoane infectate si de a proteja intreaga comunitate. Este un sistem explicat aici si aici si care functioneaza daca fiecare membru al comunitatii contribuie.

work from home

Sunt mai multe industrii in care angajatii nu pot face acest lucru: medicii, pompierii, politia, cei de la magazinele alimentare, farmacistii, alte tipuri de cabinete medicale, ingrijitorii de la centrele de plasament, televiziunile, angajatii de la fabricilealimentare sau de productie de diferite alte bunuri. In cazul acestor categorii de angajati, este important ca riscul de contaminare sa fie diminuat.

Pentru a evita aglomerarile de la orele de varf atat din mijloacele de transport in comun, cat si de pe strada sau din alte spatii publice, se recomanda reorganizarea programului de lucru, astfel incat o parte din angajati sa parcurga drumul spre locul de munca inainte orelor de varf, iar cealalta parte, dupa trecerea acestor ore.

Spre exemplu, in Bucuresti, unde cel mai intalnit program este 09:00–18:00, modificarea aceasta ar presupune ca o parte din angajati sa ajunga la birou incepand cu ora 8:00 sau chiar 7:00, iar cealalta parte dupa ora 10:00.

In plus, angajatorul poate opta pentru un alt beneficiu acordat in aceasta perioada de criza si poate deconta costurile de transport cu taxiul sau un serviciu de ride sharing catre locul de munca, astfel incat angajatii sa poata evita complet mijloacele de transport in comun si zonele pietonale aglomerate.

De asemenea, modificari se pot face si la locul de munca: intalnirile interne care nu sunt urgente pot fi anulate sau inlocuite de video conferinte, pauza de pranz poate deveni flexibila, spatiile de lucru pot fi rearanjate pentru a evita supraaglomerarea, iar deplasarile de orice fel, in interes de serviciu, pot fi amanate.

Masurile ce pot fi luate pentru angajatii care nu pot lucra de acasa nu elimina complet riscul de contaminare cu coronavirus. De aceea, pentru a oferi suport tuturor colegilor care nu au de ales si trebuie sa se deplaseze catre birou, recomandarea specialistilor este ca toti ceilalti cetateni sa stea in casa preventiv.

Ce sa NU faci in aceasta perioada

  • Sa obligi angajatii sa se deplaseze la birou, desi ar putea lucra de acasa
  • Sa sustii ca abia atunci cand va aparea un coleg infectat va fi un motiv de lucrat de acasa
  • Sa constrangi angajatii prin impunerea fricii vis-a-vis de salariul sau siguranta locurilor de munca, pentru ca acestia sa se simta obligati sa vina, sau tematori sa vorbeasca despre drepturile lor

Ce poti face in aceasta perioada

Sa iei in calcul legea pentru parintii care pot beneficia de un concediu special, deoarece se ocupa de copiii lor care nu mai merg la scoala sau la programa de after school - aici decizia parlamentara.

Sa implementezi cat mai repede un sistem IT (in cazul in care nu ai unul deja) in care toti angajatii sa poata lucra de acasa si accesa sistemele de fisiere si programe comune.

Sa oferi instrumente care vor ajuta echipa sa lucreze mai simplu - o echipa de romani a strans aici informatii utile despre toate tool-urile utile pentru #workfromhome. Printre cele mai cunoscute si utile instrumente mentionam:

  • Slack - un sistem de chat folosit de majoritatea companiilor, care poate fi impartit pe diferite canale de comunicare, cum ar fi unul general si altele destinate altor subdepartamente, echipe sau proiecte. Acesta este mult mai util decat un chat sau un grup clasic.
  • Zoom - un tool mai complex decat Skype, ideal pentru conferinte cu mai multi utilizatori si prezentari. Numarul de utilizatori s-a dublat la inceputul acestui an, odata cu raspandirea Coronavirus.
  • Google Drive - sistemul de sharing care contine optiuni pentru fisiere tip document, tabel sau prezentari, in care poti urmari activitatea tuturor utilizatorilor care contribuie, poti salva versiuni anterioare si folosi toata suita cu intreaga echipa.
  • Google Hangouts Meet - ideal si simplu pentru meetinguri online, cu sau fara camera video, in care doua sau mai multe persoane pot trece o invitatie in calendarul lor Google, iar apoi sa vorbeasca, sa scrie si sa partajeze fisiere.

aplicatii de chat pentru angajati

Sa le oferi, anticipat, sfaturi si suport moral angajatilor tai. Lucrul de acasa nu este dificil, insa aceasta tranzitie, coroborata cu stresul provocat de #covid-19 ar putea crea la inceput o stare de nesiguranta, pana toata lumea se adapteaza.

  • Nu iti fie teama ca angajatii nu vor mai lucra; este important ca acestia sa aiba obiective si taskuri clare, pentru a sti ce anume se asteapta de la ei. Important nu este sa le vezi prezenta online, ci ca toata lumea sa duca la bun sfarsit sarcinile in timpul agreat
  • Desi lucrul de acasa pare ca este despre libertate, un creier eficient are nevoie de rutina si program. Sfatuieste-ti angajatii sa isi organizeze zilele si agenda, pentru a nu intra intr-un sistem in care se afla in permanenta la calculator, insa fara sa fie productivi
  • Sugereaza-le, pe cat posibil, sa aiba un birou separat de locul in care mananca si dorm, chiar daca este vorba doar de un colt al incaperii.
  • Ureaza-le sa aiba parte de un somn cat mai odihnitor si de calitate, preferabil la ore constante, pentru a putea sa functioneze la cei mai buni parametri pe durata zilei
  • Organizeaza si conferinte de intalnire cu echipa, nu neaparat pentru comunicarea pe proiecte, ci, pur si simplu pentru conversatii personale, relaxate, pentru a compensa putin din rutina sociala de care acum acestia duc lipsa
  • Poti crea un newsletter zilnic sau saptamanal cu sfaturi pentru o bunastare mentala in aceasta perioada, aratandu-le angajatilor ca esti de partea lor si ii sustii: sugereaza-le sa mediteze, sa incerce sa vizioneze un concert sau o piesa de teatru online, un antrenament pe Youtube sau sa citeasca o carte pe care o recomanzi si o puteti discuta cu totii
  • Sfatuieste-i sa nu verifice constant stirile, deoarece vor capata o anxietate continua: pentru a nu incepe sau termina ziua astfel, pot sa isi fixeze un anumit interval pe durata zilelor in care sa vada noutatile, iar, in rest, sa se tina departe de refresh-ul social media, care poate fi zgomotos si obositor

Financiar

Salariile sunt una dintre primele griji ale angajatilor din acest moment. Comunica-le cat mai rapid si sincer, daca se va schimba ceva in organizatia voastra, si incearca cat mai mult cu putinta sa le oferi stabilitate si o situatie cat mai asemanatoare celei cu care erau obisnuiti.

Beneficiile extrasalariale vin pe locul doi dupa grija salariului de baza, iar tichetele de masa sunt in cap de lista. Ele pot fi acordate si salariatilor cu contract de munca la domiciliu sau celor care lucreaza de acasa ( in regim de telemunca). Activitatea de telemunca este reglementata de Legea nr. 81/2018 privind reglementarea activitatii de telemunca. Potrivit art. 6 alin. (1), telesalariatul beneficiaza de toate drepturile prevazute de lege pentru salariati. Munca la domiciliu este reglementata de Legea nr. 53/2003 actualizata (Codul Muncii), care in art. 108 - 110 prevede conditiile si regulile in care se poate efectua munca la domiciliu. Potrivit art. 110 alin. (1) angajatiilor cu munca la domiciliu li se asigura toate drepturile prevazute de lege, la fel ca si salariatilor care isi desfasoara activitatea la sediul/in locatiile angajatorului.

Conform Legii nr.165/2018, art.12 alin.4, " Salariatul poate utiliza, lunar, un numar de tichete de masa cel mult egal cu numarul de zile lucrate."

Legea 165/2018 nu face distinctia intre zilele lucrate la sediul angajatorului sau in alta parte. Aceasta confuzie a existat in legea anterioara, la art.6 alin.1 din Legea 142/1998, unde se mentiona ca " Salariatul poate utiliza, lunar, un numar de tichete de masa cel mult egal cu numarul de zile in care este prezent la lucru in unitate." De aici, au fost multe intrebari privind notiunea de prezenta in unitate. Legea actuala a eliminat aceasta confuzie.

Ofera-le angajatilor concedii platite, daca business-ul tau nu poate fi operat de la distanta, asigurandu-le siguranta unui loc de munca atunci cand business-ul tau se va redeschide.

Aplica la ajutor din partea Guvernului pentru IMM-uri, in momentele de situatii de urgenta, asa cum procedeaza si alte tari.

Cauta noi linii de business sau activitati alternative pe care le poti derula in aceasta perioada: de exemplu, unele restaurante fac doar livrari sau pregatesc produse care pot fi folosite la gatitul acasa, antrenorii de fitness tin cursuri live online, iar alte business-uri ofera vouchere platite in avans, care vor putea fi folosite odata ce localurile se vor redeschide. Daca esti in sfera serviciilor, incearca, pe cat posibil, sa le oferi clientilor tai solutii pe care le pot folosi sau implementa din siguranta casei lor.

igiena la locul de munca

Siguranta din punct de vedere sanitar

Aminteste-ti ca masurile de distanta sociala au fost intai date pentru numarul de 1000 de oameni, apoi pentru 100. Indiferent de numarul de oameni din echipa ta, iti doresti sa pastrezi o buna reputatie si in aceasta perioada.

Daca business-ul tau presupune prezenta angajatilor, asigura-te ca oferi masuri extra de dezinfectare si un flux de personal si clienti cat mai mic, care pastreaza distanta sociala.

Comunicarea deciziilor

Una dintre cele mai mari probleme ale coronavirus este lipsa de precedent intr-o societate atat de informata si conectata la media, impreuna cu frica de necunoscut si incertitudine. Daca board-ul tau decizional nu a ajuns la o solutie in toate aspectele business-ului, comunica acest lucru. Daca inca se dezbat probleme, comunica acest lucru. Foloseste transparenta in comunicare si nu oferi inca o neliniste echipei tale.

La ce sa ne asteptam in viitor? Nimeni nu cunoaste raspunsul la acest lucru, insa este important sa mentinem integritatea profesionala si siguranta pe primul loc. Este un moment in care managementul, resursele umane si departamentele financiare au nevoie de o coerenta in luarea deciziilor si in abordare, astfel incat compania ta sa treaca cu bine prin aceste incercari.


Stai la curent cu ultimele informatii oficiale verificand site-ul stirioficiale.ro si harta interactiva de cazuri coronavirus COVID-19 pusa la dispozitie de INSP.